導入事例：株式会社ネクスウェイ様

株式会社ネクスウェイでは人事評価をExcelシートで管理。シートの配布・回収はメールに添付して行っていたが、非公表であるグレード情報がメール誤送信で他の社員に漏れてしまう懸念があった。さらに評価データの回収や照合作業で負担が発生。これらの課題を解消するため人事評価システム「P-TH(ピース)」を導入。メール誤送信がなくなり、運用負荷の軽減を実現している。

人事評価は2種類のExcelファイルで管理誤送信の懸念やデータ照合の負担が課題に

BtoBコミュニケーションを支援する株式会社ネクスウェイ。30年の歴史を誇るFAX一斉送信サービスをはじめ、近年では、全国の保険薬局や病院薬剤部の薬剤師に対し製薬・医療機器メーカーからの医薬情報を一括で配送するメディアサービスや、SMS(ショートメッセージサービス)の配信システムなどを展開、時代の流れに応じた法人向けの各種コミュニケーション支援サービスを提供している。

同社の従業員は150名ほどで、その人事評価は、給与のベースとなる「発揮能力」(能力開発)と、賞与のベースとなる「成果目標」(MBO)の2種類にて行われている。これらの人事評価業務はExcelの評価シートをメールに添付して配布・回収する形で行われていた。

同社で人事企画を担当する社長室柳田彩佳氏「発揮能力はグレードごとに設定されており、評価シートにはそれぞれ社員のグレードが記されています。ネクスウェイではグレードは非公開にしているので、万一Excelファイルを誤送信してしまうと、他の社員にグレード情報を漏えいしてしまう懸念がありました」と語る。

同社の人事評価は、4月と10月の半期に一度行われている。期初に評価シートが従業員へ配布され、従業員は自身で評価シートを記入しマネジメント層に送信、3カ月後の状況に応じて内容を微調整し、半期の終わりには評価会議を経て評価が決定。決定した評価はマネジメント層から従業員にフィードバックがあり、次半期の目標設定を行うといった流れだ。

これらのプロセスの中で、人事部門は評価シートの管理に忙殺されていた。「誰がシートを提出しているかといった進捗管理や、データの照合に手間がかかっていました。さらに、グレードごとの目標設定の一覧を見たり、分析したりするためには、個々のファイルを開いて付け合わせしなければならなかったのです」と柳田氏は説明する。

評価制度を変えることなくスムーズに導入
人事評価制度運用上の心理的負担も削減

これら一連の課題を解消し評価の運用をシンプルなものにするため、柳田氏は2017年秋ごろにシステム導入を検討しインターネットで情報収集を行った。「今回は制度そのものの変更ではなく運用改善が目的だったため、従業員への負荷を最小限に抑えたいと思い探しました」。結果、選定したのが、AJSの提供するExcelをベースとした人事考課システム「P-TH」だった。選定にあたり柳田氏は「AJSが開催したセミナーにも参加して実際にP-THを操作してみたところ、これなら従来通りのインターフェースで使用でき、従業員の負担を最小限にできると考え、決めました」と当時を振り返る。

およそ2カ月の構築期間を経て2018年の4月からP-THでの人事評価管理の運用が開始された。構築期間中は、AJSの担当者が2週間ごとに訪問し、従来のExcelベースの評価シートをP-THの設定にしていくために、セルごとの要素を伝え、どう設定するのがいいのかをすり合わせをしながら進められた。構築完成後、社内へのP-THの導入はスムーズに進んだという。柳田氏は、「シート入力のインターフェースはそのままなので、従業員への説明はP-THのログインと画面の操作をマニュアルにおとし、その共有程度で大きな負担はありませんでした」と語る。

ネクスウェイでは、P-THの導入で効果を得られている。柳田氏は、「評価シートをメールに添付しての送信がなくなったことで、誤送信のリスクがなくなり人事データの機密性が高まり、担当者の心理的負荷が軽減されました。また、評価会議で最終決定となる評価結果のデータが会議後、P-THの画面上に即時反映できるので、データの正確性があがりました」とその効果を語る。

また、評価シートの微修正程度であればP-TH側の設定で管理することができ、進捗管理も大幅に改善された。「誰の評価シートがどのような状態かは、以前ではわかりませんでした。今では進捗が見られ、作業負担が減り、人事制度そのものの改善に充てられる時間が増えています」(柳田氏)。

人事部門の作業負担が1/3軽減従業員のやりがいを引き出す制度の導入に意欲

P-THの導入により人事評価の運用を大きく改善したネクスウェイ。さらなる省力化のため、賞与額の伝達のプロセス改善も検討されている。現在、賞与額が決まると、紙に印刷して封入し、マネージャーから従業員に手渡して伝達されている。このプロセスをP-THへ移行し、従業員がシステム上で通知を参照できるようにしたいという。

評価シートの回収や確認作業などがなくなり人事評価プロセスにおける作業負担だけではなく心理的負担も減ったというネクスウェイ。多様な働き方が進む中、人事データの分析を行うとともに、現在の評価制度の見直しも検討されている。柳田氏は「現在の制度ができてから5年ほど経過しており、今のネクスウェイに合ったものへ見直していきたいです。現在のように、目標に対するインセンティブという側面だけでなく、社員が『仕事を通して成長できた』『社会に貢献できた』といった思いで仕事を頑張れるような仕組み作りを目指したいです」と今後の展望を述べた。