導入事例：日本農薬株式会社様

導入前の課題を教えていただけますか。

導入前の課題を教えていただけますか。

2007年の8月に、それまでホストで運用してきた基幹システムを、ERPパッケージで再構築し、計画から購買、在庫、販売、生産、原価管理、会計まで、すべての業務情報を一元化しました。データ分析や帳票作成は、ERPパッケージに付属のBIツールを利用していましたが、経費の予実管理や月次の推移表などは、ERPから抽出したデータをシステム部が独自にExcelを用いて分析したり、帳票を作成していました。

また、作成した経費関連の資料は、紙にプリントアウトして工場、支社、本社の各部門あわせて40箇所以上に郵便やメール便などで送付していました。しかし郵便やメール便は届くまでに2日以上の日数がかかります。さらに、配送の手続作業などが発生するため、システム部の負担になっていました。

そこで、ハンドリング作業の解消と、月次レポートのリアルタイム化を実現するために、会計専用のBIツールの導入を検討しました。

REPOPAをお選びいただいた理由を教えていただけますか。

私自身が過去にREPOPAを使っていた経験がありました。その当時からデータの検索性に優れ、思い通りに加工できることを実感していたことからREPOPAが頭に浮かびました。REPOPAなら使い慣れたExcelを利用してデータ分析が実行でき、帳票データの2次加工も簡単です。リアルタイムにデータが確認できるので、郵便やメール便で2日以上かかっていた配布日数が大幅に短縮できると思いました。

導入時期を教えていただけますか。

2009年11月です。当時、2009年下期の経営計画に向けた資料作成に追われていたこともあり、REPOPAの早期利用を考えました。結果的にスケジュールの都合で経営資料の作成にREPOPAを適用することはできませんでしたが、AJ には急な検証作業の要望などにも迅速に答えていただき感謝しています。
原価や経費の可視化により社員のコスト意識が大幅に向上

導入効果を教えていただけますか。

経費の実績管理で、詳細情報まで見えるようになったことがひとつの効果です。例えば、ある部署で旅費交通費が月100万円発生していたとします。以前の環境では、誰が、いつ、いくらの経費を使っているといった詳細情報までは見えませんでした。

そのため各部署からは、経費の明細が見たいといった要望が以前から寄せられていたことも確かです。それが今回、REPOPAのドリルダウン分析でより詳細な情報が見られるようになり、経費の詳細が透明化されています。

経費の削減効果はありましたか。

具体的な経費削減率までは測定していませんが、管理固定費や経費は2010年と2011年で比較すると前年比で数千万円は削減できています。

もちろん、社員の経費削減努力などさまざまな要因が影響していることは確かですが、REPOPAによる可視化が貢献している部分は確実にあると思います。また、REPOPAの導入によって、誰が、いつ、どれだけの経費を使っているかが可視化されるので、社員1人ひとりのコスト意識が高まっていることが考えられます。

経費以外で確認している情報はありますか。

原価計算の結果をREPOPAで確認しています。品目単位や原料単位の明細や分析もREPOPAで自動化しており、全体のコストなどをチェックし、予算および前年実績、当年実績を比較しています。
また、REPOPAの活用が増加したことにより、現在は支払明細、検収明細のほか、物流関連の運賃明細など、「お金」に関わる情報はすべてREPOPAでチェックするようになりました。

ライセンス数と利用部署、利用者を教えていただけますか。

2009年11月の導入当初は10ライセンス程度でしたが、現在（2011年11月）は約90ライセンスまで拡大しています。利用者は工場の場合は原価管理担当者と総務担当者を合わせて約3名。支店は総務担当者が中心です。本社は経理部と経営企画部の担当者が利用。課長までは全員がREPOPAで詳細分析まで実行し、一部の部長はサマリーをチェックしているようです。

最近は、原価を詳細に把握したい技術部門の役員も積極的に利用するようになっています。
会計と経費管理のひな型を用意し定期的な操作教育でユーザーを支援します。

REPOPAを利用するうえで独自の工夫はされていますか。

一般的なBIツールと比べて難しい操作が不要なことから、パソコンに不慣れな部門担当者でも簡単に使いこなすことができます。とはいえ、システム部の期待どおりすべての機能を完璧に使いこなせる人は多くないので、システム部が会計部門と技術部門の業務に合ったひな型を作成して公開しています。ユーザーはこのひな型を参考にしながら、抽出条件を自分の業務に合わせて修正することで、より簡単に分析することができます。

ユーザー教育は実施されていますか。

2009年の導入時に講習会を実施しています。そこでは操作方法をひととおり説明したと、マニュアルを配布しました。
その後も1年に1回は説明会を開催しています。REPOPAを継続的に利用すると、帳票は蓄積され、修正も定期的に発生します。システム部では、帳票の変更や新規追加をグループウェア経由でユーザーに通知しているものの、通知を見落とした人は以前の帳票を使い続けるケースも散見されます。また、新入社員の入社や人事異動などで、ユーザーの入れ替わりも発生します。

今後の展望を教えていただけますか。

ライセンス数を増やしてREPOPAの利用を現場レベルまで拡大し、原価や経費関連の情報を積極的に公開していきたいと思います。最近は、技術開発部長、生産統括部長、資材物流部長などがREPOPAを利用するようになり、その効果を実感しているようなので、今後は上位の経営層にも拡大していけるのではないでしょうか。