導入事例:朝日オリコミ西部株式会社様
新聞折込広告の老舗企業が人事評価システムとして「P-TH」を採用。
従来の人事評価基準とノウハウをそのまま継承し、低コストかつ短期での導入を実現
朝日オリコミ西部株式会社(以下、朝日オリコミ西部)は、それまで利用していた人事評価システムのメンテナンス停止を機に、現状の仕組みを活かしたまま新しいパッケージへの移管を計画。AJSの人事考課システム「P-TH」(ピース)を活用することで、従来の人事評価制度の運用のまま、評価結果の集計と一覧表の可視化を実現した。
システム会社の解散によるサポート停止と基盤の保守切れで、代替システムを検討
1971年創業の朝日オリコミ西部は、新聞折込広告分野に長年の経験とノウハウを持つエキスパートだ。折込広告の企画・制作・印刷・配送まで全てをワンストップで提供するなど、40年以上にわたり九州地区全域と山口県のエリアにおいて信頼性の高い広告情報を消費者の手元へ確実に伝えてきた。
「インターネットによる情報が氾濫する今だからこそ、当社は『折込チラシは時代とともに想いを繋げる』を合言葉に掲げています。日々地域コミュニティーに役立つ情報を新聞とともに、ご家庭に配られるチラシという形の残るメディアに載せて確実にお届けすることを使命と考え、社員の仕事への想いやモチベーションを何よりも大切にしています。そのため、人事評価は年度初めに各自が自主的に目標を設定し、それを直属の上司と適性を話し合いながら納得のいく形で確定して、年度末に目標達成度を確認・分析するという方法をとっています」と説明するのは、朝日オリコミ西部 管理本部 総務・経理部 部長 兼 システム部 部長の佐伯 広明氏だ。
同社の人事評価は通年単位で、2次評価までの評価を実施している。2011年に評価者の業務を軽減する目的で、紙で運用していたExcelベースの評価方法を全面的にシステム化。地元のシステム開発会社がスクラッチで開発した独自の人事評価システムを活用してきた。しかし、そのシステム開発会社の解散でメンテナンス契約の継続が不可能になった。とともに、システムを運用してきたサーバーやOSの保守期限も近づいたことから、代替システムの検討に迫られた。再びシステムをスクラッチで構築することも議論されたが、時間がかかる上にコスト負担も大きいと判断。現状の仕組みのまま、新しいパッケージに載せ替えることが最も効率的で業務へのダメージも少ないと考えたという。
デモで実際の運用イメージがつかめ短期導入も可能なことからP-THの採用を決定
「インターネットで情報を収集しながら、現行のシステムと似ていそうな製品に絞り込み細かく比較検討しましたが、どれも現状の評価基準や評価項目、採点方法などの評価スタイルが大幅に変わってしまうため、一から検証しなければならず、採用に踏み切ることができなかったのです。そんな中、注目したのがAJSの提供するExcelをベースとした人事考課システム『P-TH』でした」と佐伯氏は振り返る。
比較した他の製品は、想定予算よりも大幅にコストが高かった。機能にもさまざまな制約があるため現状のやり方をそのまま踏襲できないという問題があった。しかしP-THは、導入しやすい価格であった上に、現状の人事評価制度の運用のままで導入できる柔軟性の高い製品であると感じたという。だが、その時点で2016年10月。年度末の評価確定が半年先に迫っており、導入後、2017年度から運用できるか否かが難しいタイミングだろうと考えていた。
「早速、祈るような思いでAJSにコンタクトを取りました。P-THの導入が間に合わない場合、1年間は紙での評価に戻すのもしかたないと覚悟を決めていました。しかしAJSは迅速にデモンストレーションを実施してくれたことで実際の運用イメージがつかめたほか、設定の柔軟性も高く、1年はかかると見込んでいた構築期間はわずか3~4ヶ月という短期導入も可能ということが分かり、トータルコストも大幅に抑えることができることから、2016年12月にP-THの採用を決定しました」(佐伯氏)
その後、P-THは2017年2月までに導入が完了し、試行運用を開始した。試行運用では旧システムで運用していた2016年度の目標をP-THに移行し、実際に目標設定の運用を行った。移行設定した目標に対して評価を行ったので、システムの乗り移りはスムーズに行えた。
「今回は短期決戦だったため、AJSのSEがサポートしてくれる『設定代行サービス』を活用しました。2週間に1度の頻度で東京からSEが来社し、親身になって導入支援をしてくれたおかげで、難しいと考えていた年度内運用にも間に合いました。丁寧に設定の支援をしてくれたことも感謝しています」と佐伯氏は経緯を話す。
P-THによる人事評価は契約社員や嘱託社員を除く社員約110名が対象となっている。今回、P-THが導入されたことで、評価者が2016年度の年間評価結果を被評価者本人に面談で伝え、2017年度の目標・課題を評価者と被評価者が面談しながら登録するという、例年通りの人事評価ルーチンを滞りなく行うことができたという。
手集計からP-TH運用に変わってもこだわりの人事評価はそのまま維持
P-TH導入による最大の効果は、長年改良してきたこだわりの人事評価制度をそのまま運用可能になったことだと佐伯氏は強調する。「評価基準を変えたり、改めてマニュアルを作って被評価者に説明したりせずに、従来通りのやり方で人事評価を実施できるようになったことが大きいと思います。人事評価方法が大きく変わると社員全員に説明し理解を求めなければなりませんが、当社は九州と山口県に事業所があるため、その業務だけでも相当な負荷がかかるところでした」
反対に、今後人事評価の内容ややり方を変える必要が生じた場合も、設定により柔軟な対応ができるP-THなら負荷なく修正することができるという確信が持てるようになったので、その安心感も大きいと佐伯氏はいう。
また、以前は管理者が人事評価の結果を手作業でExcelに集計していたが、P-THでは管理者や評価者が自分の管理単位で被評価者全員の評価結果を総合的に集計することができるようになった。評価結果を一覧で簡単に可視化できるようになったのはとても好評という。
P-THに評価をつけるとしたら最上位の”S”ランクの満足度
「今年度末には1年間の人事評価がP-THで実施できるようになるのが楽しみです。今回のプロジェクトを振り返り、P-THに評価をつけるとしたら最上位の“S”ランクをつけられると思います。必要な機能を持ち、シンプルで非常に分かりやすく、当社の人事評価制度をそのままシステム化して運用できました。また、導入支援サービスを担当してくれたAJSのSEの能力も高く大変満足いくものでした。これからも変わらぬサポートを期待しています」
こうした朝日オリコミ西部の社員を大切に思う気持ちに寄り添い、これからもAJSはさまざまなノウハウで同社の発展を支えていきたいと考えている。
朝日オリコミ西部株式会社
設立:1971年(昭和46年)10月16日
所在地: 〒815-0081
福岡県福岡市南区那の川1-3-25
URL: https://www.asahiorikomi-seibu.co.jp/
事業内容 朝日新聞グループの総合広告会社。新聞折り込み広告の企画・制作・印刷・配送までのワンストップサービスを始めとして、プロモーションツールの制作、イベント/キャンペーン業務、販売促進コンサルティング、マーケティング/商圏分析/市場調査/各種運送、配送業務代行、倉庫業、荷物保管業務などの事業を幅広く提供している。
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