導入事例：株式会社エドウイン様

人事評価をExcelファイルで管理していた株式会社エドウイン。メールでのやり取りは煩雑で、誤送信のリスクもある。また評価会議のたびに生じるデータの差し替えや取りまとめも人事部門での大きな負担になっていた。これらの課題解消のため、AJSのクラウド型人事評価システム「P-TH＋（ピースプラス）」を導入。面倒な業務やセキュリティリスクをなくし、データ分析による人事戦略への活用も視野に入れている。

数百人の評価ファイルをExcelで管理
送受信や情報整理の手間が課題に

日本生まれのジーンズとして長年親しまれているブランド「EDWIN」で知られる株式会社エドウイン。同社の人事評価はExcelファイルで管理されていたため、関係者へのメールでの送受信やデータ加工の手間が課題となっていた。同社 取締役 経営企画本部長代行 情報企画室長の渡部 修氏は、「2020年1月に、前任者から人事評価の課題について聞き、システムで解決しようと、人事課の担当者と調整しながら導入を進めました」と話す。

同社の人事評価は、給与額のための行動評価が年1回、賞与のための業績評価は11月頃に上半期分、5月頃に下半期分の計2回、提出と評価が行われている。各社員は、自身の評価シートをExcelに記入し、一次評価者である課長に提出。課長の評価後、部内の評定者会議を経て部長が二次評価を決定。三次評価者である本部長に提出後、人事課にて資料を取りまとめ、全社の評価調整や幹部会審議を経て最終評価が決まる。今回の人事評価システム導入の対象は、本社や営業所勤務の約300名だ。

人事評価の取りまとめ業務を担当する経営企画本部 人事・総務室 人事課長代行の増田ひとみ氏は、「評価シートを用意して配布し、回収したあとは、評定者会議や幹部会審議などのたびに一覧表を作成していました。ファイル内容にミスがあると全てチェックし直すなど、かなり手間がかかっていました。毎年評価の時期になると、数日間は本当にその業務しかできないという日々が続き、ミスが許されないというプレッシャーもありました」と語る。また、評価シートはメールでやり取りされるため、誤送信されてしまうリスクも抱えていた。

（写真右から） 株式会社エドウイン 取締役 経営企画本部長代行 情報企画室長 渡部 修氏、経営企画本部 人事・総務室 人事課長代行 増田ひとみ氏、同部 人事・総務室 人事課 梅田記未氏、同部 情報企画室 松浦百容氏

既存のシート活用やコスト面を評価
カスタマイズ要件も柔軟に対応

システムの選定では10数社の候補を挙げ、その中から2020年3月にAJSが提供するExcelをベースとしたクラウド型人事評価システム「P-TH＋」の採用を決定した。その決め手について渡部氏は、「これまでの評価シートがそのまま使える点と、シンプルなユーザーインターフェイスを評価しました。当初はオンプレミス版を検討していましたが、コスト面や導入スピードの早さ、サーバー管理が不要なこと、将来のアップデートにも期待し、クラウド版を選択しました」と語る。

そして2020年10月からの稼働を目指し導入が進められた。しかし、同時期にコロナウイルス感染拡大防止による外出自粛要請期間と重なり、要件定義などの会議はオンラインで展開されることになる。経営企画本部 情報企画室 松浦百容氏は、「オンラインでのやり取りで不安もありましたが、要件定義はスムーズに進みました。クラウド版ということで、カスタマイズが難しい部分があるかと思いましたが、さまざまな工夫をしてくださり、こちらの要望を満たしていただきました」と振り返る。

導入時のやりとりについて経営企画本部 人事・総務室 人事課 梅田記未氏は、「テスト期間中に変更したい箇所をお伝えすると毎回迅速に対応してくださいました。システム上、変更が難しい箇所は代替案を提示していただくなど、人事担当者と同じ目線で導入を進めてくださいました」とAJSの対応を評価する。

面倒な作業がなくなり本来の業務に専念
データ分析による人事戦略に期待

こうしてP-TH＋は2020年10月に稼働した。従来のシートをそのままシステム化できるP-TH＋は特に大きな問題もなく社員に受け入れられた。導入効果について増田氏は、「一番大きいのは、会議用に評価の一覧を作らなくて済むようになったことです。P-TH＋にログインすれば、一覧がすぐに見られます。2020年末から始まった行動評価はまだ二次評価の段階ですが、私の工数でいうと、おそらく2日間分は削減できていると思います。各種データの修正は評価者や社員が自らできるようになったため、個々のファイルのやりとりから解放され、人事評価制度全体の運用をスムーズに動かす業務に専念できるようになりました。また、導入後も社員から操作方法についての問い合わせが殆どなかった事は驚きでした」と高く評価する。

企業全体としてもP-TH＋は貢献している。渡部氏も、「個人情報の入ったファイルのメールでの送受信がなくなったことで、セキュリティリスクを低減できました。また、クラウド版なので在宅勤務中に自宅のPCからも業務が行えるようになったことで人事評価者側からも評価の声が上がっています。人事課の皆さんが忙しい評価時期でも、笑顔を見せてくれている点からも導入の成果を感じます」と話す。今後は、本社や営業所だけでなく、店舗で働く200名ほどの販売職への導入も検討し、スマートフォンからの利用も想定しているという。

渡部氏はP-TH＋の今後の活用について、「人事データが集約されることで、部署や管理者単位でデータを加工し、例えば、新人が成長する組織の傾向を分析するなどの活用も考えています」と語った。