請求書や経費精算に代表される帳票ですが、電子帳簿保存法の施行を目前にいよいよソフトウェアを活用した電子化が急務となっています。そもそも帳票とは？電子化するメリットは？また電子帳簿保存法とは？をわかりやすく解説したいと思います。
帳票とは？
帳票(ちょうひょう)とは会社における取引や会計に関する記録書類の総称で、帳簿と伝票のそれぞれひと文字を合わせた言葉です。
伝票は帳票の中でもお金に関する書類の名称のことで、主に会社の入出金の記録を管理に用いる書類のことを言います。例えば売上伝票、経費精算伝票などがあります。帳簿は取引記録のことを指していまして、仕訳日記帳や総勘定元帳があります。帳簿は会計における仕訳ルールにのっとって仕訳日記帳に記帳し、それを簿記ルールのもと総勘定元帳に記録する、という流れで作成します
帳票の保存期間と管理方法について
このような帳票を保存することは法律のもと義務化されていて、監査が入った際に明示できない場合、支出の証明ができず追徴課税等の措置を課せれる可能性があります。
帳簿、伝票の保存期間は、法人税法上は7年間、会社法上は10年間の保存が必須です。紙による保存が原則で出力が必要になりますが、近年あらゆる場面でデジタル化が進んでいて、帳票も電子データとして扱うことで管理の負担は大きく軽減できます。
帳票の電子化は管理や作成においてソフトウェアを導入することも多くあります。複雑な手書き帳票を簡素化するとこのようなメリットが出ます。
- 情報の出し入れ、検索が容易になる
- 膨大な紙を削減できコンパクトな電子ファイルにまとめられる。
- 手軽に共有できる
初めから手書きをせずにソフトウェアに入力し、入力後そのままデジタル形式で管理して計算、出力は規定のテンプレートへ速やかに反映させることができるので、不慣れな人でも分かりやすいです。
電子帳簿保存法とは？
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」が正式名称です。国税関係帳簿書類とは、法人税や消費税、所得税等の税法で、書面として保存することが義務付けられている書類です。具体的には、現金出納帳や仕入帳などの「帳簿」と、帳簿を作成するために必要な請求書、領収書などの「書類」を指します。
これらの書類は会社の取引量が増えるにつれ膨大なものとなりますので、
一定の要件を満たした場合に限り、帳簿書類を「磁気記録データ」として保存することを認めたのが「電子帳簿保存法」です。
電子保存の義務化とは？
「電子帳簿保存法」の開始当初は、電子データとして作成した帳簿や書類を国税関係帳簿書類として認める簡単なものでした。
その後、パソコンやインターネットの普及により帳簿書類を電子化するための環境が整ったことから電子取引情報の電子保存義務化につながりました。
電子化の対象となるのは大きく分けて次の2点に区分されます。
- 帳簿書類の電子保存
- 電子取引情報の電子保存
このうち2022年1月から電子保存が義務化されたのが「電子取引にかかる情報の電子保存」です。従来は、メールに添付されていた注文書や請求書を出力し、書面で保存していれば国税関係帳簿書類の保存要件を満たすとされていました。しかし、2022年の法改正で添付資料を書面出力して保存するだけでは帳簿保存書類の要件を満たしていないものと判断されることになります。
添付ファイルを含めたメールによる電子取引の全てを「磁気的記録」に保存してはじめて、保存要件を満たすことになります。
猶予が生じたのは令和4年度税制改正大綱での宥恕（ゆうじょ）処置から
2022年1月からの電子保存義務化で最も大きな影響を受けるのが、メールを使った電子取引やスキャンしたデータを磁気的保存する際の事務手続きです。
例えばメールであれば、今までは添付されていた帳簿書類を紙ベースで出力し保存しておけば保存要件を満たしていました。しかし、今後はメールそのものを「磁気的記録」として保存する手間が生じます。
しかも、保存要件を満たすためには磁気的記録に「日付」「金額」「取引先」の3つの項目を付して、すぐ検索できるようにしておかなければならないとの要件もあります。
また、スキャンした「磁気的記録」にタイムスタンプを付与するのであれば、インターネット環境や一般財団法人日本データ通信協会が認定した事業者との契約、専用のソフトなどが必要になります。
インターネット環境が整備され、電子化に明るい人員を多く抱えている大企業であれば今回の改正に対応することは容易かもしれません。しかし、家族経営の中小企業や個人事業者が電子帳票保存法の要件を満たすためには、知識や時間、費用の準備期間が不足しているとの指摘がありました。
令和4年度税制改正大綱での宥恕処置の具体的な内容は？
このような背景から令和4年度税制改正大綱で「電子帳簿保存法」の宥恕措置（経過措置）が盛り込まれました。
「2022年（令和4年）1月以降は電磁的記録の保存要件を満たせない止むを得ない理由がある場合には従来通りの方法で処理してもこれを認める」というものです。
改正電子帳簿保存法の施行はスケジュール通り行うものの「電磁的記録」を行う準備が間に合わない事業者にも配慮した形となっています。
猶予を受ける方法は？税務署へ事前の届け出が必要？
「電子化を実施できない止むを得ない理由」については、従来通り紙ベースでの資料呈示さえできれば届出をする必要はなくなりました。
終わりに
猶予期間に電子保存義務化の準備を整えましょう。宥恕措置は設けられたものの、帳簿書類や電子取引の「磁気的記録」義務化は避けられない状況です。与えられた2年間の猶予期間のうちに、電子化へ向けた準備を今から始める必要があります。「パソコンは苦手だから」「事務負担が増えるのは大変」という先入観をなくし、積極的に取り組んでいきましょう。
