導入事例：株式会社グラファイトデザイン様

プロゴルファーが認めるクラブシャフトの製造・販売を手がける株式会社グラファイトデザインは、
煩雑だった人事評価業務の改革に着手した。
人事評価システム「P-TH（ピース）」の導入により、進捗管理や集計作業の効率化を実現。
さらに、I Tインフラの見直しを機にクラウド版「P-TH＋（ピースプラス）」へ移行し、
場所を問わず評価作業ができる環境を整えるとともに、
インフラ運用負担の軽減と人事評価制度の改善を進めている。

　背景・課題　
考課表の回収に1カ月かかるなど
データ回収や進捗管理が大きな負担に

株式会社グラファイトデザインの人事評価業務には、当初いくつかの課題があった。
約120名いる従業員それぞれの考課表を紙で作成し、各部署へ配布・回収を行っていた。
考課表はおよそ30名の一次考課者の一次評価を経た後、さらにその上席による二次評価が行われ、
最終的な全社評価会議を経て確定する。

このプロセスは年3回実施され、正確性と効率性が求められていた。
　「すべての考課表は最終的に私のところに来ます。賞与の支給対象期間までに
評価を終えなければなりません。昇格評価は次の賞与準備が始まるまでに完了させなければならないため、
常に何かしらの作業に追われているような状況でした」
と語るのは、常務取締役 管理部担当の窪田悟氏だ。

　紙の考課表は計算を手作業で行っていたため、作業負担が大きく、ミスも発生しやすい状況だった。
そこで同社ではExcelでの運用へと移行した。評価者にはUSBメモリで考課表ファイルを配布し回収後に
集計を行う運用だったが、人事への提出時期が評価者ごとに異なるため進捗管理と作業の煩雑さに苦心した。
管理部部長 兼 監査・内部統制室長の逸見善彦氏は
「以前は考課表の回収に1ヶ月かかっていました。PC側のセキュリティ対策も行っていましたので、
USBメモリが読めないなどのトラブルもあり、管理の負担は増えてしまいました。加えて、
USBの紛失リスクもあり、より安全で効率的な人事評価システムの必要性を強く感じました」と振り返る。

　公正な評価を目指して考課方法や項目の改善を進める中で、評価の透明性を保ちながらも、
より効率的に運用することが求められるようになった。

　選定・効果　
既存の考課表をそのまま活用できるP-THを導入
回収作業が1カ月から3日に短縮

2018年ごろ、同社ではExcelでの人事評価の運用を見直し、
より効率的な仕組みを構築するため、新たなツールの導入を検討した。
窪田氏は「これまでの人事評価の仕組みや運用を極力そのまま維持しながら移行できるツールが必要でした。展示会でP-THを知り、私たちの要望に合致すると思いました」と語る。
その後複数の製品を比較した結果、
Excelで使用していた考課表のフォーマットをそのまま活用できるP-THの導入を決定した。

2018年2月ごろからA JSの担当者と複数回の会議を重ね、同年5月から本格的に稼働を開始した。
P-TH導入の大きな効果として、窪田氏が最初に挙げたのは進捗管理の改善だ。
「紙やExcelでは、30人ほどの評価者全員分の進捗をリアルタイムで把握できませんでしたが、
P-THなら画面上で進捗が一目で確認できるため、状況把握が格段に楽になりました。
評価者も使いやすくなったようで、1カ月かかっていた回収作業が、わずか3日で完了するようになりました」
と語る。

また、集計作業の負担も大幅に軽減された。
逸見氏は「考課表に入力された値を登録することにより集計表に自動で反映され、
作業の効率が大幅に向上しました。以前はデータ集計に2週間かかっていましたが、
今では瞬時に集計できるようになりました」と説明する。
　現在、P-THを活用した人事評価の運用を担当している管理部管理課 主任の鈴木美栄氏は
「P-TH自体はシンプルで直感的に操作でき、特に難しさを感じることなくすぐに利用できました」と語る。
P-THの導入により、業務効率化とともに、担当者にとっても負担の少ないシステム運用が実現している。

　展望　
さらなる業務効率化と柔軟な働き方への実現に向け
クラウド版P-TH＋を導入

人事評価プロセスを大きく改善したグラファイトデザインは、
さらなる業務の効率化を目指し、クラウド版のP-TH+への移行を進めている。
同社は、重要なデータを安全に管理しつつ、必要なときに迅速に活用できる環境を整えるため、
各種社内システムのクラウド化やSaaSの導入を積極的に進めており、
P-THが稼働していたサーバーの保守期限満了を機に、クラウド版P-TH＋の導入も進められた。

逸見氏は「営業担当者は外出が多く、人事評価のためにわざわざ社内に戻る運用は、
新しい働き方の観点からも見直すべきだと感じていました」と語る。
人事評価のためだけに事務所に戻ることは営業にとって機会損失にもつながるため、
より柔軟な働き方を実現するための環境整備が必要だった。

効率化から一歩進んだ評価制度へ
きめ細かな人材育成を目指す

クラウド版のP-TH＋は、オンプレミス版と比べて機能面でも向上している。
運用方法はそのまま維持しつつ、新たな機能も追加され、より使いやすくなった。
鈴木氏は「細かい点ですが、オンプレミス版では一次評価と二次評価の担当者が同じ場合、
二次評価のシートに一次と同じ内容を再入力する必要がありました。
しかし、クラウド版ではコピー機能が追加されたことで、この手間が解消できるようになりました」と語る。

　グラファイトデザインの人事評価は主に管理職が行うものだが、
これとは別に従業員自身の自己評価も毎年実施している。窪田氏は
「自己評価は現在も紙の書類に手書きで行っており、それらを取りまとめるのに手間がかかっています。
P-TH＋に入力できるようになれば、社員の負担も軽減できます。管理部としては、各種データを分析し、
より良い評価制度へと改善していくことも考えています」と展望を語る。

　窪田氏は最後に「P -T Hは当社にとって必要不可欠なツールです。
精度の改善とともに今後も有効活用していきたいと考えています」と語った。