この記事では在宅勤務の評価がなぜ難しいのか、また適切で円滑な評価を行うにはどうしたらよいのかを詳しく解説します。在宅ワークのメリットやデメリットを理解し、従来の働き方との違いを知ることで、何が問題なのか、どうしたら解決できるのかといった具体的な対策についても紹介します。
在宅勤務とは
在宅勤務とは、その名の通り自宅で働くことを指します。同じくよく耳にするテレワークの一種でもあります。
一般にテレワークとは「情報通信技術（ICT = Information and Communication Technology）を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」と定義されます。テレワークは在宅勤務のほかに、モバイルワークやサテライト／コワーキングなども含まれます。
モバイルワークはカフェや電車等の移動時間で勤務することを指し、サテライト／コワーキングは、企業のサテライトオフィスや一般的なコワーキングスペースなど、作業環境が整っている場所で働くことを指します。
そのほか「リモートワーク」という言葉もありますが、これはテレワークとほぼ同じ意味です。
またフリーランスとの違いは雇用されているかどうかで判断され、在宅勤務を含むテレワークの場合は企業との雇用関係があります。
在宅勤務のメリットとは
新型コロナウイルスの影響で、在宅勤務という働き方に注目が集まっていますが、それ以外にも理由はあります。つまり、在宅勤務をはじめとしたテレワークという働き方には、人材の確保やコストカットといったさまざまなメリットが存在するのです。
自宅で勤務できれば、通勤が難しいことを理由に就業できない、能力が高くて優秀な人材の雇用も可能です。
また、デスクや椅子、備品などを用意する必要がなく、光熱費も抑えられ、オフィスそのものの規模を縮小することも可能でしょう。また、通勤費を削減できるのも大きなメリットです。
雇用される従業員の立場からも、通勤時間が削減され、過度な職場での人間関係に悩まされずに済むといったメリットも生まれます。
在宅勤務と従来の働き方で異なる点
在宅勤務は従来のオフィスでの勤務とは仕事の仕方やコミュニケーションの取り方など、異なる部分もたくさんあります。メリットも多い在宅勤務ですが、従来の働き方と違うことで戸惑う方もいることでしょう。続いては具体的にどのような違いがあるのか確認しておきましょう。
遠隔で仕事をする
在宅勤務を導入すれば、当然各人がそれぞれ離れた場所で仕事をすることになります。皆がオフィスに集まり、一か所で仕事をしていたからこそ可能だったことが、不可能になることもあるでしょう。
例えばこれまで紙ベースで確認できた承認作業などは難しくなるため、何か問題があった場合の相談や報告、連絡などはオンラインで行うのが基本です。慣れないうちは時間がかかるでしょう。
顔を合わせずに仕事をする
遠隔で働くと、従業員同士が顔を合わせずに勤務するのが基本です。オンライン会議などで顔を合わせることはあっても、これまでよりも限定的なコミュニケーションになることが予想されます。今まで当たり前のように確認できていた、勤務時間や勤務態度、体調変化などもわかりにくくなるでしょう。
個人の視点に置きかえた場合、余計な気を取られず集中できるという声がある一方、孤独感を感じる人もいます。
このように在宅勤務を導入すれば働き方が大きく変わるため、メリットだけでなくデメリットも発生するのです。
在宅勤務において想定される評価面での問題点
在宅勤務の場合、オフィス勤務のときと比べてセキュリティ面等々のリスクも発生しやすく、入念な対策が必要になります。人事評価においても同じことがいえるでしょう。以下では在宅勤務において想定される評価面を具体的に解説します。
必要な情報が得られにくくなる
人事評価は通常、従業員の仕事ぶりやプロセスなども含まれることが多いですが、在宅勤務でコミュニケーションが希薄になると、それらについて正確に評価することは難しくなります。
今までは同じオフィスで働いていたため、従業員の働きぶりはもちろん、挨拶などのコミュニケーションスキル、勤務時間、仕事へのモチベーションといった勤務態度全般を自然に確認できましたが、在宅勤務となるとそうはいきません。
とりわけ勤務時間については、就業時間内に本当にきちんと働いているか直接管理することは難しく、また逆に目が届かない分、長時間労働を招く可能性もあるでしょう。実際に在宅勤務を行っている企業では、経営者サイドの本音として、「勤務時間の把握が非常に難しい」という声も多く挙がっています。
また、評価は特定の上司が単独で行うケースもありますが、複数の上司や、人事など組織的に評価していく場合はスムーズに情報共有ができなかったり、必要以上に時間を要したりといったケースが発生することもあります。複数人が絡む場合、情報共有がうまくいかず適切な評価ができない恐れもあるでしょう。
評価材料が成果に偏ってしまう
従業員の働きぶりなどの情報が不足した結果、評価基準がわかりやすい成果に偏ることも考えられます。そうなった場合、成果を達成するまでのプロセスにはあまり目を向けられなくなることから、不公平感が生まれる恐れもあるでしょう。
例えば、ほかの人の業務を適宜フォローしている人や、なかなか成果があらわれにくい業務についている人、成果が一目でわかりにくい事務作業などを行っている人は、適切な評価を受けられず不満を持つかもしれません。これらは結果的にモチベーションの低下にもつながるため、成果だけで評価するのは危険と言えるでしょう。
従来の評価基準では不十分になる
在宅勤務で従来の働き方とは大きく異なるにも関わらず、評価の基準が同じままでは適切な判断を下せなくなる恐れがあります。
例えば勤務時間の管理や、報告・連絡・相談の方法、働きぶり、進捗度合のチェックなど、在宅勤務において評価するのが難しい部分に対して、判断基準があいまいなままだと、個々人の感覚で評価が変わることも考えられます。
従来の評価基準のままでは。適切な評価を下せない恐れがあるほか、評価される側からも当然不満が生まれます。
このように、在宅勤務における評価については従来のまま行うのではなく、適切かつ円滑に進めるための変革が必要なのです。
在宅勤務での評価を円滑・適切に行うには
前述した通り、在宅勤務の評価を適切に行うには、従来の方法を見直して、評価基準を明確にすることが必須です。また評価基準を共有し、評価する側とされる側の共通認識を持たせることで円滑に進められるでしょう。
在宅勤務に合わせた評価に変える
まず取り組まなければならないのは、評価基準の変更です。従来の評価基準を洗い出し、もし直接的なコミュニケーションや観察に頼り切った評価方法だった場合は、「何をどのように判断するべきか」再検討しましょう。
業務プロセスも評価できる方法を検討する
在宅勤務では成果に頼った評価になりがちですが、従業員のモチベーションを保つためにも、業務プロセスを評価できる仕組みを整えることが重要です。
例えば、オンラインのコミュニケーションツールを利用して、1対1の面談を定期的に行う、成果の報告だけでなくそこに至るまでのプロセスもきちんと報告させるなど、工夫次第では在宅勤務でも働きぶりは確認できるはずです。
また、「目標管理制度（MBO）」を活用することも有効です。MBOとは、会社組織の目標と従業員の目標をリンクさせて評価する人事評価の仕組みで、すでに導入している企業も多いかもしれません。
MBOの場合、全体目標を踏まえた上で従業員が個々人の目標を自分で設定するため、モチベーションのアップにもつながります。また、上司は目標を確認してサポートする役割を持つため、どのようなプロセスを経て目標を達成するかわかりやすく、成果だけでなく過程を含めて統括的に仕事ぶりを判断できます。
評価基準・項目について明確化する
評価基準はただでさえあいまいになりがちですが、在宅勤務の場合はさらに不透明になる可能性が高いため、しっかり明確にしておくことが大切です。
どのような行動が評価されるのか、成果はもちろんプロセスにおいてもわかりやすく、明確に決めておきましょう。
例えば、「Web会議での発言数」「報告・連絡・相談」などに加え、「業務のスピード」「部下や同僚のフォロー」「チーム内での役割」など、評価の対象となるものを細かく設定します。
それを従業員にも共有することで、評価ポイントがより理解しやすくなり、不満の払拭やモチベーションアップにもつながります。
また、成果だけでなくプロセスを細かく評価できるようにもなるでしょう。
評価者間で評価方法の統一を図る
評価基準や項目を明確化したら、次に大切なのは評価者の意識を統一させることです。「あちらの部署ではA判定なのに、こちらの部署では同じ行動をしてもB判定」というように、評価する人間によって結果が変わるのは望ましくありません。
評価基準を明確化したあとは、評価方法も統一化させておきましょう。もちろん評価者にとっても、基準や評価方法が明確であれば、それだけ評価もしやすいはずです。
ただしその場合、ネックになるのがどう統一させるかという問題です。紙ベースやデータベースで個々人が管理している場合、情報を共有するのも一苦労です。
そんなときに導入したいのが人事評価システムです。人事評価システムを活用すれば、簡単に統一化できるだけでなく、それがクラウドシステムであれば評価業務のために出社するという事も必要ありません。システムによっては、既存の評価シートをそのままシステム化できるなど、負担をかけずに業務を効率化させられます。評価を円滑進めるために、導入を検討することもおすすめです。
評価に必要な情報を得るための手段を考える
これまで紹介してきたように、在宅勤務で適切な評価を下すためには、コミュニケーション不足によって得られなくなる情報をいかに入手するか、またその情報をいかに有効に活用・共有するかが重要です。
そのためには、オンラインのコミュニケーションツールを利用するのが不可欠です。単にWeb会議のときだけ利用するのではなく、1対1の面談はもちろん、従業員同士のコミュニケーションを図れるようなバーチャルな空間を利用するなど、多面的に利用することでさらに効果を発揮します。
また得られた情報は、評価をする上司や経営者、人事部などが適切に共有できるようになるのが理想です。前述した人事評価システムなどを活用すれば、在宅勤務に即した評価の基盤づくりに一役買ってくれるかもしれません。
まとめ
在宅勤務で適切な評価を行うためには、従来の働き方との違いを理解し、オンラインのコミュニケーションツールなどを活用するとよいでしょう。また成果だけでなくプロセスにも目を向け、評価基準や項目、判断基準などを統一・共有することが必要です。そのためには、P-TH+（ピースプラス）のような人事評価システムを活用するのも効果的です。在宅勤務が続く状況であれば、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
