自社の人事考課をより有効なものにするために、人事考課者研修に取り組もうと考えている担当者に向けて、人事考課者研修の特徴や行うべき理由、人事考課者研修の基本的な内容などについて説明しています。
面談結果の伝達や能力評価のブレ、評価を行う際のポイントなどの注意点も解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
人事考課者研修とは!?
人事考課者研修とは、人事考課を行う担当者のための研修のことです。人事考課制度の知識を深め、考課者としてのスキルアップを目的として行われます。
そもそも人事考課とは、従業員の給与・昇給・配置などを決定するために従業員の能力や業績などを評価するものですが、社員の教育・育成にもつながるため、正しい企業運営・企業の成長を考える上で非常に重要な役割を果たす制度であるため、考課者は適切に評価を行えるスキルを身につける必要があります。
もし適切な人事考課が行われなかった場合、従業員の給与・配置などが適正に行われず、評価制度や評価者に、ひいては企業自体に対して、従業員たちが不満を持つ恐れすら生じます。これを防ぐためには、人事考課担当者にきちんと研修を施す必要があります。人事考課を適切に行えば、従業員たちが業務意欲をなくしてしまうなどの問題を未然に防ぎ、社員だけでなく企業の成長につながるでしょう。
人事考課者研修を行うべき理由
人事考課者研修を行うべき理由には、主に主観に寄った評価を防ぐため、考課者と制度の信頼性を担保するためなどがあります。これら人事考課者研修を行う理由について、以下に詳しく説明していきます。
主観に寄った評価を防ぐ
人事考課では、被考課者を公正に評価しなければなりません。考課者が行った評価に偏りがある場合、被考課者は不当な評価を受けたと感じます。
考課者の主観によって評価を行ってしまうと、そのときどきで異なる結果になる場合があります。考課を受ける従業員によって同じ業績だとしても、きびしい評価をされるときと甘い評価をされるときがあるなど、不公平感がある人事評価は望ましいものと言えません。人事考課は、考課者と被考課者だけではなく、「第三者から見ても合理的と思える的確な評価と判断」を行う必要があります。
まずは達成基準が曖昧な目標は避け、公平感のある目標を設定するようにしましょう。さらに設定した目標を達成してもらうためには、従業員一人ひとりの能力・適正・特徴などをよく把握して伝えることが大切です。また、客観的な評価基準を作成しておくと、評価者によってそれぞれ異なる評価基準で評価され達成基準が曖昧になる心配がなく、主観に寄った評価が防げます。
考課者と制度の信頼性担保
人事考課者と人事考課制度に対する信頼性はとても重要です。人事考課による配置換えや、厳しい評価を受けた場合、信頼していない考課者からでは、被考課者はその評価を受け入れることが難しいでしょう。なかには自分の行動を振り返るよりも、人事考課制度の内容や考課者の評価スキルに不安を感じてしまう人もいるかもしれません。
人事考課者は人事考課制度に基づいて重要な決定を行わなければならないため、従業員からの信頼を集めていることが望ましいと言えます。例えば信頼の厚い考課者から出された評価やフィードバックであれば、厳しい内容だったとしても納得して受け入れられやすくなるでしょう。
人事考課制度には、人材育成を行う側面もあります。従業員が自身への評価を建設的なものとして受け入れられやすくし、目標達成に向けたモチベーションアップにつなげるためにも、考課者は、普段からコミュニケーションをとるなどして信頼関係を築くとともに、研修によりスキルアップを行い、信頼される立場を維持し続けることが大切です。
人事考課者研修の内容
人事考課者研修には、主に「公開講座型」「講師派遣型」「eラーニング型」の3つの研修形態があります。実際の人事考課に活かすために、考課者が悩んだり迷ったりするポイントや過去の事例等を取り上げ、問題発生の原因・対策についてお互いの意見を交換し合うことが大切です。講義の間にグループディスカッションなどを行えるので、研修はグループワークがおすすめです。
【人事考課者研修の内容例】
＜講義形式のもの＞
- 人事評価制度の目的と基本（目標管理）
- 評価者の役割認識と心構え
- 評価エラーとその対策
- 評価基準について
- 評価・指導の手順と方法、注意点について
＜演習形式のもの＞
- 実践ケーススタディ
人事考課者研修の注意点
人事考課者研修では、面談・評価結果の伝達方法を教えることも大切です。また、能力評価のブレ、適切な目標管理方法など、気をつけておきたい点もあります。人事考課者研修を行う上での注意点について、そのポイントを説明していきます。
面談・評価結果の伝達をできるようにする
面談・評価結果は、被評価者に正しく伝達しなければなりません。考課者が適正に評価を行っている場合でも、その内容が被評価者に伝わっていなければ無意味です。
また、評価の内容が厳しい場合には、悪かったことを責めるような伝え方にならないよう気をつけなければいけません。「フィードバックの内容が、受け手にどう伝わるのか」をよく考えながら当人に伝える必要があります。
評価の伝達は、「その評価内容が、被評価者の今後の成長につながること」を明示する、という重要な目的も持っていますので、フィードバックによってやる気を削ぐようなことになっては意味がありません。評価の適切な伝え方を学ぶには、研修でロールプレイングを行うことがおすすめです。リアルな練習を行うことで自信がつけば、人事考課担当者としてのモチベーション向上にもつながるでしょう。
加えて、よりよい面談を行うためには、相談しやすい雰囲気づくりや、面談に必要な書類を事前にしっかり準備をするなども重要です。面談をスムーズに進めるための方法も研修内容に含めるとよいでしょう。
能力評価のブレを考慮する
被評価者の評価は、公正に行わなければなりません。被評価者への評価が人によって厳しい場合があるなど、評価にばらつきがあると、公正に行われていないとされて評価内容の信頼性が低下します。
まずは能力評価にブレが起きないように、自身の評価が正しいものか客観的に考えられるよう、研修を行いましょう。
しかし、どれだけしっかりした評価基準を作ったうえで人事考課を行ったとしても、被評価者が評価内容に納得しないケースはあります。その場合、評価の理由や評価の元となった評価基準について丁寧にフィードバックし、被評価者がきちんと納得したうえで、次の目標を一緒に考えることができると、被評価者からの信頼を失わず、さらに維持、構築することが可能でしょう。
確実な理由があって評価したという姿勢を貫くことや、公正な評価の仕方を研修で学ぶことで、能力評価のブレがなく人事考課できるようになります。
どの立場でも適切な目標管理ができるようにする
人事評価は、企業の決定した人事評価制度を基にして行われます。評価方法が一定で公正、納得される評価を行うためには、人事評価システムの活用がおすすめです。例えばAJS株式会社の「人事評価システムP-TH/P-TH+」は、既存の評価制度と評価シートをそのままシステム化できる人事評価システムです。
WebとExcelを連動できるので、使いやすい画面で簡単に人事評価を行えます。部署ごとの分布表も簡単に出せるので評価の甘辛も見つけやすいでしょう。多くの業務をシステム化により削減し、人事評価の事務処理業務にかかっていた時間が大幅に短縮することで、評価の分析や丁寧なフィードバック面談に時間をかけることが可能です。継続利用率96％の信頼と実績で、安心して人事評価のファイル管理、分析、必要な情報の一元管理などに活用できます。
このようなシステムを導入し、より適切な人事考課を行うようにするのもよいでしょう。
まとめ
人事考課は給与や配置などの重要な決定に影響するため、誰から見ても納得の公正な評価が求められます。考課者と人事考課制度は信頼性担保を維持する必要があるのです。
公正な評価をくだすためには、適正な人事考課者研修はもちろんのこと、人事考課専門システムを導入するのもおすすめです。AJS株式会社の「人事評価システムP-TH/P-TH+」なら、目標・評価の進捗を見える化、データ一元管理などを活用し、公正な評価が行えます。
