人事評価の面接を効果的にすすめる方法。ポイントやコツを解説

 2022.02.02  AJS株式会社

従業員の仕事を評価するための判断材料として、人事評価面接は大切な場です。しかし、従業員の能力に対して正当な評価をするためには、万全の準備をした上で面接をする必要があります。本記事では従業員の成長を促し、モチベーションアップへとつなげる人事評価面接のポイントを紹介します。

人事評価面接とは

人事評価面接は、四半期や半年、1年に1回といった周期で上長などの評価者と部下が話す機会を設ける場を指します。人事評価の参考にする目的で取り入れている企業が多く、給料や昇進といった処遇や待遇の決定に活用されます。

従業員のパフォーマンスや能力を評価し、業務や組織体制、ワーク・ライフ・バランスに対してどのように考えているのかなどをヒアリングする機会でもあり、モチベーション向上やスキルの把握、現場レベルでの課題の抽出などを同時に行うことが可能です。面接を通じて従業員のモチベーションを上げることは、人材育成や組織活性化に大きく影響し、離職率の低下にもつながります。

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評価面接の目的

評価面接の内容は企業によって異なりますが、制度として導入している企業の目的は「人事考課」「人材育成」「動機形成」の3つに分類されます。面接の場を通じて従業員と直接的なコミュニケーションを図り、評価対象期間の業務に対するフィードバックや目標設定をすることで組織活性化を実現するものです。ここでは評価面接を行う目的を項目ごとに解説します。

能力をさぐる「人事考課」

人事考課とは「経営者・管理職・人事部が、従業員の業務成績や貢献度、個人の能力を一定の基準で査定する仕組み」を指します。この評価結果を基に、給与面の処遇変更や昇進、異動といった人事を適切に行えます。

また、業務の成績や能力を客観的に評価し、適切な報酬と役職を与えることは、従業員のモチベーション向上に寄与するとも期待されます。

個人の能力を把握することで適材適所を実現し、生産性の向上を目指すのも人事考課を行う理由の1つです。適性のある業務を与えることで従業員の成長を促すこともできるでしょう。このような適切な判断と評価を行うには、給与や昇降格を検討する材料として従業員の能力を分析し、勤務態度や成果などを評価面接で確認することが大切です。

成長を促す「人材育成」

評価面接は通常上司と部下による1対1の面談という形式で行われます。対象期間の業績や個人のパフォーマンスを振り返ることで、自身が組織に求められている目的意識や自身の課題について客観的に気づくことができます。

自己課題を正しく認識することのできる従業員には、更なる成長も見込めますが、逆にもし認識のズレや向かっていく方向性を誤ってしまうと停滞してしまう恐れもあります。能力やスキルの向上のために、対話を通じて個人が抱いている今後の展望や業務に対する不安などをヒアリングすることが、上司には求められるのです。

人事評価面接を定期的に行うことで業務上における課題を洗い出すことができ、具体的な改善点の明示が可能です。

モチベーションアップ「動機形成」

評価面接は従業員のモチベーション向上を促す場としても活用されます。対話を通じて従業員の「やりたい仕事」「キャリア」「今後の目標」などをヒアリングすることで業務に対するモチベーションや仕事への姿勢を把握できます。

また、日常業務に取り組む中で自身の仕事に対する意義を見失い短期的な思考に陥ってしまった従業員に対して、「どのような意義を生み出しているのか」をきちんと伝え直してあげることでも、モチベーション再向上を促せます。

自身が成長するために乗り越えるべき課題を明確にし、乗り越えた先にどのような機会が訪れるのかを自覚してもらいましょう。従業員一人ひとりに未来への期待を抱いてもらえれば、仕事を意欲的に取り組む大きな動機形成へとつながるでしょう。

人事評価面接の進め方

評価面接を有意義な時間にするためには、面接の進め方は重要な要素です。評価ポイントが不明確な状態で、一方的に従業員へ伝達事項を伝えるだけでは逆効果になる可能性も考えられます。

面接をする前に上長は部下の評価内容を事前に整理しましょう。業務を通じて発揮したパフォーマンスや努力を受け止め、実際に出した結果について、しっかりと認めることが大切です。

実際の面接時には、現状の課題や、次の目標設定について建設的な会話をすることも重要です。対話するときは聴く側に回り、目標達成の方法や課題改善に対する考慮するポイントを示しましょう。適切な面接を経ることで、部下自身で目標設定について考え、自発的に次の行動を決定することができるようになっていきます。

評価面接を成功させるためのポイント

評価面接を組織活性化や人材育成へとつなげていくためには適切な準備と心構えをする必要があります。目的意識を持たずに面接の場を設けるのではなく、何のために時間を取って面接をするのかを明確にすることで評価面接は成功へと近づきます。

ここでは評価面接を成功させるためのポイントを具体的に解説していきます。

面接の準備を万全にする

評価面接の内容を充実させるために事前準備は徹底しましょう。面接内容はもちろんのこと、面接をする場所も重要な要素です。

面接中は踏み込んだ内容の話をするため、本音で対話できるように静かな個室が最適です。ネガティブな評価を周囲に聞かれない環境にすることで、ストレス無く意見を述べられるでしょう。

事前に評価項目や評価基準を整理しておくことも円滑に面接を進めるために大切な点です。面談シートを用意しておくことで課題や評価の根拠が明確になります。

加えて、事前に想定される部下からの質問に対して、回答をシミュレーションしておきましょう。納得できる回答を用意しておくことで不満を募らせることなく、消化不良が起こらない状態で面接を進めることにつながります。

話をさえぎらず傾聴する

評価面接を成功させるポイントの一つに傾聴することが挙げられます。評価面接は業務実績や勤務態度に対するフィードバックを行う場でもありますが、その際に上長側が自身の経験を元に会話を始めてしまうと、部下は自身の話をしづらくなります。

上長から話すのではなく、部下の言葉に耳を傾け「しっかりと話を聞く」ことを重視しましょう。会話を始めるときはいくつか部下が意見を言いやすいように質問を用意し、直近の状況について部下から直接話してもらいます。そして相手の話は遮らずに必ず最後まで聞くことで「自分の話を聞いてもらえた」という満足感を与えることができます。

また、部下自身の言葉で現状や課題について意見を述べるようにすることで、「自分が何を考えているのか」自覚しやすい状態になるのです。そのため、面接をする側は最後まで見守る姿勢を心得ておきましょう。

評価について誤解がないよう明確に伝える

評価について部下に伝える際は根拠となる要素を用意し、誤解がないよう明確に伝えることで納得性の高い面接を行えます。誤解を持ったまま面接を終えてしまうと消化不良によってモチベーションが低下し、生産性の低下に直結することもあります。

結論をしっかりと伝え、その評価に至った理由を提示するために事前準備は徹底して行うことが重要です。そして、部下に評価を伝える際は能力や貢献度、目標に対する業績をデータとして提示することで理解しやすくなります。また、手元にデータが無くともホワイトボードや紙に図表を描いて話を進めることで具体的にイメージできます。

そして根拠を伝えるときは、面接を行う上司自身の言葉を織り交ぜながら伝えることで、納得度が向上します。特に部下の自己評価と乖離が見られたときは、ギャップの理由を明確化し共有することが重要です。部下の自己評価が誤りであると一方的に語ってしまうことのないよう、注意してください。

将来に目を向け目標達成のために話し合う

面接の場では現状についてだけではなく、未来の話をする場でもあります。将来に目を向けることで課題に対して具体的な目標が明確になります。

目標達成に向けた改善点を考えていく中で、上長が直接伝えるのではなく部下自身に今までの業務や行動を思い返してもらい、改善方法について考えてもらうことが大切です。その際に、部下が気づけなかった別の改善ポイントがあれば、話を遮らずに、最後まで会話をし終えた後に改善点のアドバイスをやわらかく伝えましょう。

将来のビジョンを共有しながら話を進めることも重要なポイントです。部下の思い描くキャリアに対して必要なスキルや取得できる業務、部下が得意とするスキルを伸ばしていくことで携われる業務を軸に会話を進めていくと、ビジョンの共有がしやすくなります。

面接後のフォローを忘れない

評価面接を実施したあとは放置するのではなく部下のフォローをしっかり行いましょう。その場では親身になって話を聞いていても、面接後に離れてしまうと、不満を抱いてしまいます。また、上長側は上手く面接が実施できたと思っていても部下側からすると不満が残るものだった可能性もあります。

評価後にアンケートで本音を調査してみることや、目標設定に対して評価後にも積極的にコミュニケーションの場を設けて無理がないかヒアリングを行いましょう。状況に合わせて目標の修正を行うことも必要です。

評価時だけでなく常にコミュニケーションを取ることで本音を話しやすい環境を維持することができます。風通しのよい職場環境は不満を抱きにくく、生産性の向上につながります。

まとめ

人事評価の面接を効果的に進めるには事前の準備を万全に行い、部下の言葉に耳を傾けることが重要です。適切な目標設定を行うことで組織活性化につながります。

より効果的に人事評価面接を行う方法として人事評価システムの導入もオススメです。AJS株式会社の人事評価システム「P-TH/P-TH+」は評価制度と評価シートをシステム化でき、業務を効率化しつつ、評価の根拠を基にした納得性の高いフィードバックが実現します。

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