人事評価の集計業務をエクセルで行っている企業の中には、専用システムの導入を検討している方も多いでしょう。しかし、その一方で「今までエクセルでやってこられたのだから、現行のままでもよいのではないか？」と考える方もいるかもしれません。この記事では、人事担当者向けに人事評価の集計業務をエクセルで行うデメリットとリスクについて解説します。
人事評価の業務について今考える理由
現在、生産性や企業利益、従業員満足度などの向上が見込める「業務効率化」が、社会的に注目されています。業務効率化を図る企業では、業務プロセスの見直し・再構築や、ITツールの導入などが進められています。数多くある業務のなかで、人事評価業務も例外ではなく、改善の余地があるといえます。
また、テレワークが推進されている昨今では、人事評価は見直すべき業務のひとつといえます。テレワークでは、最終的な成果は評価できますが、人柄や仕事への姿勢、同僚への助力や後輩・部下の育成についてなどは、評価しづらいといえます。残業の把握も難しく、時間当たりの生産性の評価方法についても課題です。このように、現在は多くの企業で人事制度自体を見直す必要に迫られており、人事評価業務もその一環として、見直されるべきものであるといえるでしょう。
人事評価のエクセル集計課題・リスク
集計作業ツールとして身近にあり、手軽に利用できるもののひとつがエクセルです。人事評価業務において、エクセルを利用している企業も多いと思われますが、担当者に大きな負担がかかる場合もあります。ここでは、エクセルで集計作業をする際の課題やリスクについて説明します。
データ収集/管理の手間
エクセルデータを集めるとき、メール添付や紙に印刷する方法で提出してもらうと、従業員の人数分のメールや紙のやり取りが必要になり、作業が煩雑になるでしょう。ファイルサーバー上でやり取りをする場合には、ひとりの操作ミスによって全データが消えてしまったり、入力用ファイルが個人端末に移動されて行方不明になったりすることもあるかもしれません。
また、全従業員のエクセルデータを管理するのも担当者には大きな負担でしょう。エクセルは表計算ソフトであり、データ集計には向いていても、データ管理は専門外のため、担当者の裁量で適切に管理しなければなりません。部署や拠点単位で管理する場合は振り分け作業が必要になり、その場合、過去のデータを参照する際は部署・拠点単位から探すことになります。したがって、個人の数年度に渡るデータを見たいとき、異動をしていれば複数のフォルダから該当者のエクセルデータを探し出さなければなりません。
進捗管理の難しさ
エクセルで人事評価業務を行う場合、進捗管理が難しいという欠点もあります。従業員数が多い場合、提出済みのデータを見るだけでは、誰が提出していないのかを一目で判断することは難しいでしょう。また、余裕をもって業務を進めるために、期限前であっても、未提出の従業員の進捗状況を把握したいと考える担当者は多いのではないでしょうか。しかし、エクセルを利用している場合、進捗状況の確認は口頭による方法しかありません。期限前に連絡をするのは気が引けるなどの事情があると、状況の把握ができず、業務進行の見通しを立てにくくなります。
作業ミスの懸念
エクセルを使う場合、自動計算などに任せる部分があっても、集計は基本的に手作業となるため、入力ミスの懸念は拭いきれません。相対評価の場合などは、該当のデータすべてを参照し、矛盾がないかどうかを確認する手間もあるでしょう。集計結果に矛盾点が見つかったときは、どの部分の作業に誤りがあったのかを探さなければなりません。
セキュリティ面のリスク
これまで何事もなかったとしても、今後、回答を提出する際に回答添付メールを社外へ誤送信したり、紙で管理していたデータを紛失したりする可能性はゼロとは言えません。これらは情報漏洩につながるリスクがあります。エクセルによる管理はこういったセキュリティリスクも考えられます。
エクセルの代わりに活用したいツール
エクセルを利用した人事評価業務には多くの課題やリスクがあり、業務効率化を妨げていると言っても過言ではないでしょう。このようなリスクを解消するためにエクセルの代わりとなるツールとして、人事管理/評価システムがあります。
人事管理/評価システムを使うと、人事評価業務の効率化や可視化が実現できます。
たとえば、従業員それぞれとのメールや紙のやり取りがなくなるため、データ収集の手間が減ります。また、エクセルと違い、管理専門ツールのため、データ管理・参照が容易です。
また、集計作業のときに転記などの手作業が必要なくなり、作業ミスの心配もありません。
さらに、データの配布や提出はシステム上で行います。データファイルや紙をやり取り・管理する必要ないため、セキュリティ面のリスクを減らせます。
人事評価システム「P-TH」とは
人事評価システムのひとつとして「P-TH（ピース）/P-TH+（ピースプラス）」があります。P-THはオンプレミス版、P-TH+はクラウド版の人事評価システムです。P-TH/P-TH+を導入すると、現行のエクセル評価シートと人事評価制度（ワークフロー）を、そのままWebシステム化できます。
データを収集する際は、エクセル評価シートをダウンロード・アップロードするだけで良いので、従業員それぞれとのメールや紙のやり取りがなくなり、作業の負担が大きく減ります。また、誤送信や紛失の心配もなくなり、セキュリティ面でも安心です。また、今までお使いのエクセルの評価シートをそのままシステム化できるので、定着に時間がかからない点も大きな魅力です。
進捗管理についても一目で進捗状況が分かるので、わざわざ本人にどういう進捗状況なのかを問い合わせなくても確認でき、ストレスなく業務進行の見通しを立てられます。
データはすべて自動でデータベースに蓄積されるため、手作業がなくなり、入力ミスの心配や確認作業の負担がなくなります。
さらに、データはCSV出力が可能なのでデータ分析ツールやその他の人事データと簡単に連携できるため、蓄積したデータを集計・分析することにも役立ちます。
まとめ
人事評価の集計業務にエクセルを使うのは、データ収集の手間や進捗管理の難しさ、誤操作や紛失などといったセキュリティリスクの課題もあり、必ずしも得策とは言えないでしょう。人事業務全体が見直す必要に迫られているなか、これらの課題解決に、現行の評価シートやフローをそのまま使える人事評価システムP-THの導入を検討してみてはいかがでしょうか。今まで以上に効率的でセキュアな人事評価業務を遂行できるでしょう。
