導入する前に知っておきたい! テレワークにおける課題

 2020.12.18  AJS株式会社

2020年春からの新型コロナウイルス感染症拡大を受けて、勤務先に出社せずに業務を行う「テレワーク」を導入する企業が増えています。当記事では、テレワークの形態や導入するメリット、テレワーク導入にあたっての課題などをまとめました。テレワークを導入したての方や、導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。

テレワークとは

「テレワーク」とはICT(情報通信技術)を活用した、場所や時間にとらわれないフレキシブルな働き方のことです。これまでのようにオフィスに通勤せず、インターネットやクラウドサービスなどを活用して業務を行い、テレワークで働く人を「テレワーカー」と呼んだりします。まずは、テレワークの種類や導入するメリットなどから見ていきましょう。

テレワークの種類は3つ

テレワークは、勤務する場所によって3つの種類に分かれます。1つ目は、自宅のパソコンを活用し、電話やファックスなどで連絡を取り合う「在宅勤務」です。2つ目の「モバイルワーク」では、ノートパソコンやiPadなどのモバイル機器を利用して、オフィス以外(取引先・カフェ・移動中など)で業務を行います。

3つ目は、勤務先以外の「サテライトオフィス」を利用する働き方です。地方や郊外、都心部などにあり、ICTを活用して本社や支社と、またはテレワークで働いている社員たちと連絡を取り合いながら、業務を行います。サテライトオフィスは通勤時間を短縮し、リモート環境を整えたテレワーク専用オフィスです。

テレワークを導入するメリット

テレワークの導入は、通勤時間の節約や、勤務中の雑用削減につながるため、社員の生産性向上が図れます。また、社内でインフルエンザなどの感染症が発生した場合も、社員はリモートで業務が行えるため、事業継続が可能です。

さらに、場所や時間に縛られない柔軟な働き方が実現できるため、幅広い人材の確保も望めます。同時に、離職者を減らすことにもつながるでしょう。

テレワークにおける課題

テレワークには上記のようなメリットがある一方で、解決しなければならない課題もあります。オフィス勤務と同様、業務の質を維持するには、社員同士のコミュニケーションや労務管理、勤務評価の方法も検討する必要があるでしょう。また、リモート環境を整備し、セキュリティをクリアすることも大切です。以下、一つひとつの課題について解説します。

コミュニケーションの課題

テレワークにおけるもっとも大きな課題は、社員間でのコミュニケーション減少や、合意形成がしづらいというものです。従来のオフィス勤務では、普段から顔を合わせながら一緒に仕事をすることで、積極的なミーティングで問題解決に臨めました。

しかしリモート勤務中は、周囲に同僚がいないため、不安になりがちです。また、トラブルが発生した場合の意思疎通も難しく、細々した業務連絡も都度メールで行うには手間がかかります。さらに、顧客やパートナーとの商談など、営業活動も困難でしょう。これらの課題を解決するために、チャットツールやビデオ会議ツールなどのICTが活用されています。

セキュリティの課題

テレワーク導入については、情報セキュリティを心配する声も多いです。社内から書類やデータを持ち出して外部で業務を行うため、オフィス勤務より格段に情報漏えいのリスクが高まります。特にノートパソコンやタブレットなど、モバイル機器を利用して業務を行うモバイルワークの場合、モバイル機器を紛失したり、盗難に遭ったりする恐れもあります。

また、第三者に見られていることに気づかず、社内の機密情報を盗み見される可能性も否定できません。モバイル機器のセキュリティ対策を各自に任せていると、ウイルスやマルウェア感染のリスクもあります。テレワークを安全に運用するには、ウイルス対策ソフトを導入したうえでパスワード管理も徹底するなど、セキュリティ対策を万全にすることが必要です。

環境整備の課題

新型コロナウイルスの影響で、必要に迫られてリモート勤務を始めた中小企業では、テレワークの環境整備が大きな課題となっています。個人の業務なら、私用パソコンに保存したローカルファイルと、クラウドストレージで、テレワーク環境が構築できるかもしれません。しかし、クラウドにアップされたファイルを複数の社員が更新してしまうことで、最新ファイルが不明となるような問題も起こるでしょう。

そのため社員が共同で行う業務では、外部からアクセスできる社内ネットワークを構築しつつ、セキュリティ整備も必要です。しかしそうした環境構築には、手間やコスト発生はもちろん、そもそもIT担当者がいないなど、さまざまな障害が存在します。そのため、アウトソーシングの定額通信サービスなどが提供されています。

労務管理の課題

テレワークでは、時間にとらわれないフレキシブルな働き方ができる反面、社員の業務開始や終了時間が把握しづらく、「どのくらい働いたか」という就労実態をつかみづらいという問題があります。特に在宅勤務の場合は、子どもの世話や家事労働、親の介護などで離席することがあり、業務開始と終了時間だけでは正確な就労時間がわかりません。

またテレワーカーの社員側は、オン・オフの切り替えがしづらく、つい就労時間が長くなってしまい、残業や深夜労働につながりがちです。残業の上限規制を守れないケースも少なくありません。上司側としても、社員のマネジメントは非常に困難です。勤怠管理だけでなく、社員に共通の目標を持たせて一体感を作る際にも苦労します。

就労時間の把握にあたっては、リモートによるタイムカードの打刻や、「テレワーク中」サインを表示するモバイル勤怠管理、パソコン操作ログなどが有効です。社員のマネジメントには、ビデオ会議やチャットなど、双方向のコミュニケーションが可能なツールを活用するとよいでしょう。

評価の課題

オフィス勤務であれば、上司は部下の仕事ぶりを直接チェックし、仕事に取り組む姿勢などを含め、勤務態度を評価することができます。一方、テレワークは勤務形態の性格上、上司は部下の勤務態度を直接見ることは不可能です。コミュニケーションの機会も減るため、部下の勤務評価を行うのが困難になります。テレワークを行う部下にとっては、真面目に仕事をしていることを把握されているのか、公正な人事評価がされるのか、という面に不安も残るでしょう。

これらの課題を解決するには、オフィス勤務向けに組み上がっている、現在の評価体制や手法を考え直し、テレワークに適した体制を再検討することが必要です。例えば、上司や人事担当者で評価方法に食い違いが多々発生するでしょう。また、ビデオ会議やメッセージのやり取りなども評価対象にするか、リモート勤務の勤務態度は除外して実績や成果のみを評価対象にするかも不明なままになってしまいます。

また、これまで複数の役職者や、人事部の責任者や担当者たちが協議しつつ、人事評価を行っていた場合は、テレワーク社員の評価プロセスについて多くの議論を要する可能性もあります。そのため、テレワークを導入する前に、プロセスも含めた評価体制や手法自体を、一から検討し直しておく必要があるのです。

そんなテレワーク導入にフィットした人事評価には、ICTを活用したシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。人事評価システム「P-TH(ピース)/P-TH+(ピースプラス)」なら、現在利用しているExcel評価シートと、人事評価制度をそのままシステム化できるので、スムーズに移行が可能です。

さらに、人事評価業務の負担を軽減し、評価分布を可視化することで、公正な評価を実現します。蓄積された評価情報は人材活用に利用でき、評価シートはあとからでも簡単に変更可能。人事評価システム導入の作業負担も少ないので、人事評価そのものにしっかり時間を使いたい企業担当者にもおすすめです。

まとめ

テレワークには、業務効率を改善し、生産性を高めるメリットが期待できる一方で、勤務管理や人事評価などに関して、新たな課題もいくつかあります。しかし一つひとつ解決していけば、テレワークにより自社の経営効率を高めることが可能です。課題の解決にあたっては本記事で紹介したように、ICTを活用したり、さまざまなツールやシステムを検討したりするのが重要です。

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