企業活動において従業員間のコミュニケーションの円滑化を図ることは重要です。これは、人事考課においても例外ではありません。相互に円滑な関係を築き、信頼を得るために重要な役割を果たすコミュニケーション能力を高めることは、考課をする側にとっても大切です。人事考課ではどのような役に立ち、なぜ必要な能力とされているのかを解説します。
人事考課とは
人事考課とは、従業員の業務上の実績や能力、業務に対しての意欲や勤務態度などを一定の基準を基に公正に判断、評価することです。従業員が仕事で実績を上げたときや勤務態度が良好なときに評価は上がり、逆に業務上の問題を起こしたときや勤務態度が悪いときに評価は下がります。この人事考課の評価を基に、従業員の給料・昇給・配置・昇進などの人事を定めることが、人事考課制度です。
人事考課制度では従業員一人ひとりの人事考課を適切に行う必要があるため、評価の基準や考課の方法、報酬の有無など、人事考課に必要な社内のルールは事前にしっかり定められていなければなりません。会社の人事考課は、あいまいな基準で実施されることなく全従業員に公正に行われる必要があります。そのため、人事考課制度には「誰でも納得できる一定のルールを設定すること」が求められます。
人事考課の目的
人事考課には、会社が求めている働き方を従業員に示すこと、能力や実績、勤務態度を評価して従業員のモチベーションアップにつなげること、などの目的があります。ここでは、人事考課の目的について詳しく説明します。
会社の方針や理念に基づいた行動規範を示す
人事考課の評価基準は、従業員を公正に評価するために定められるものです。会社の方針や理念に基づく行動を目標として人事考課の評価基準が決定します。評価基準を従業員に公開することで、改めて会社の方針や理念を従業員に伝えられるため、会社が求める従業員の働き方の周知も可能です。
人事考課では、一定の期間ごとに目標を設定して評価を判定します。企業の経営方針や理念を反映させた一定期間における部門ごとの目標や、個人の目標を設定するため、従業員個人だけでなく、部門間で協力して目標達成に取り組む必要があります。目標の設定方法によって企業目標と個人の目標が合致するため、お互いに仕事の方向性を共有可能となるのです。
従業員のモチベーションを向上させる
人事考課では、「従業員が安定した評価基準に基づいた評価を受けられること」が大切です。従業員を評価する基準がはっきりしていて、自身の評価が適切に行われていると感じられる人事考課が実施されている場合には、従業員本人も不安を感じることなく評価を納得して受け止められるからです。
仕事上で設定された目標に向けて努力すると勤務態度や実績が公正に認められる環境が整っている場合、従業員の仕事に対するモチベーションアップが可能です。正当な評価と処遇が受けられることで、頑張りが認められる機会を準備している会社への愛社精神も高まります。仕事上の実績が認められ、公正に評価される環境では大きな達成感が得られるため、従業員の意欲向上につながり、さらに上を目指す従業員のスキルアップにもつながります。
適正な配置転換を行う
配置転換は、主に企業内で勤務地や職種、職務内容などが変わることです。配置転換のなかには昇進や降格などを伴うものもあります。従業員の配置転換が適正に行われると、組織の活性化や人材育成といったメリットにつながります。
人事考課が適切に行われていると、従業員の能力などの特性が正確に把握できるため、配置転換の観点からも重要です。配置転換が個人の特性に基づいて行われると、組織のパフォーマンスが向上します。従業員によって得意な業務は異なるため、どの業務を行っても同じような成果が上げられるとは限りません。適した部門、職種に従業員を配置できれば、業務の効率化により組織の活性化が期待されます。
また、人事考課により従業員の職能が把握できていると、次に覚えるべき業務も判断できるので、人材育成のための配置転換を計画する際の重要な判断材料になります。
適切な人事考課における客観的な評価を基に従業員の給料や昇進、配置転換を決定すると、業務や処遇上の不平等を防ぐことも可能です。
社内のコミュニケーションを円滑にする
人事考課は、人事担当者や管理者との面談によって行われます。定期的に従業員と担当者とが顔を合わせて業務目標の達成度や仕事への取り組み方、問題点、今後の仕事にどのように活かしていけるかなどの反省点や、将来の展望などを話し合います。
お互いに話し合う機会が設けられることで、従業員側は評価内容の気になる点について直接確認することが可能です。面談は人事担当者や上司などに従業員が意見を伝えることもできる場であり、上司からのアドバイスや助力を得られる貴重な場ともなります。
従業員と上司とでコミュニケーションを取る機会が取れない状態では、職場内のあちこちに不満が生じていても気づけず、問題が大きくなるケースもあるかもしれません。従業員と上司、人事担当者で意見を交換できる場があると、社内のコミュニケーションも円滑化し、風通しのよい職場環境を保つことへつながります。
人事考課で見るべきポイント
人事考課では、業績考課・能力考課・情意考課の3要素をポイントとして区分するのが一般的です。それぞれに一定の基準を設けて従業員の評価に活用します。
業績考課
業績考課では、一定期間中に個人やチームなどで立てた目標がどれほど達成されたかの査定を行います。売上が上がるまでのプロセスには関係なく、売上額や成約数といった目標に対してどれだけ達成できているかなど、実績だけを見て評価する考課です。
目標は数値で表しやすいため、目標の達成度は評価を客観的に行えるメリットがあります。実際に目標を達成したか、目標達成までにあとどれだけ必要だったかなどをまとめ、公正に評価します。
ただし、総務部などの管理系部門では目標を数値に落とし込むことが難しいため、業績考課の評価が明確には出せません。通常の営業が難しい景気の後退期や災害時にも、数値だけを見て判断はできません。
能力考課
能力考課では、従業員が業務に活かせる能力や知識を身につけているかどうかを評価します。業務に必要なスキル・知識、資格や、チームをまとめる力、指導力などが重要視されます。業務考課とは異なり、成績そのものではなく、最終的な成績が出るまでのプロセスを重視する考課です。
個人の能力を評価するため、自分の与えられた業務を一人で完遂できたのか、それとも上司や同僚と一緒に行ったのかなどもポイントになります。能力考課では、難易度が高い業務でも一人で行える能力があるのか・他者の手助けが必要か、などによって評価は変わります。
評価者側としては、主観にならないように、事前に業務内容ごとに必要な職務能力を定めておき、その基準にしたがって公正に人事考課を行うことが大切です。
情意考課
情意考課は行動考課や執務態度考課とも呼ばれ、仕事に対する意欲や勤務態度などを評価します。情意考課の評価では主に「責任性・協調性・勤勉性・積極性」などのポイントに注目します。遅刻や無断欠勤をしていないか、上司の指示にしたがっているかといった、職場での態度や業務中の行動が評価対象です。
仕事に対する姿勢や態度などの評価には主観が入りやすいので、評価は上司のほかにも同僚や部下など立場の異なる複数の人数で多面的に行う「360度評価」が用いられることもあります。評価時の混乱を避けるため、事前に評価基準やルールを設けておくことが大切です。
人事考課で重視すべきコミュニケーション能力とは
人事考課では評価者と被評価者双方のコミュニケーション能力も重視されます。ビジネスで必要なコミュニケーション能力には、「話す力」「聞く力」「交渉する力」があります。人事考課で必要なコミュニケーション能力の重要性や評価基準について説明していきましょう。
コミュニケーション能力の重要性
人事考課においては、お互いに自分の考えを伝え、話を聞きながら評価を行います。評価者・被評価者のコミュニケーション能力が高い場合、相互にわかりやすい言葉で相手に伝えたいことを伝えられるため、スムーズな意思疎通が可能です。評価者のコミュニケーション能力が高いと被評価者から上手に話を引き出せることから、より正しく評価できます。
企業活動は、「挨拶」「報・連・相」「商品説明」「情報発信」「プレゼン」など、さまざまなコミュニケーションによって成り立っています。たいていの仕事は一人だけでできるものではないため、周囲と協力しながら進めなければなりません。周囲の人間と良好な関係を構築し、大切な情報を交換・共有することにより、業務はスムーズに進められます。
業務上でもコミュニケーションは重要な役割を持ちますが、同様に人事考課でも相手との関係を深めて話し合いを良好に進めるために大切な能力と言えます。自己評価を書く際には、自分を適切に評価して、例文なども参考にしながら記載しましょう。
コミュニケーション能力の評価基準
コミュニケーション能力は主に「話す力」と「聞く力」の組み合わせにより成立します。加えて、知識、理解力、価値観、主観、会話の流れなどさまざまな要素が関係してくるため、コミュニケーション能力の評価は難しくなります。
コミュニケーション能力の評価では、「論理的表現力」「意思伝達能力」「対人調和力」にポイントをおくことが大切です。「論理的表現力」は、筋道を立てて説明したり、文章をわかりやすくまとめていたりしているかどうか、難しい話をわかりやすく説明できているかなど、会話内での表現力をチェックします。
「意思伝達能力」では自分の伝えたいことを相手に理解させられるか、相手に適した伝え方で自分の考えを正確に伝えられているか、などの能力を確認します。また、「対人調和力」で、相手の感情を読み取れているか、相手に対して適した配慮ができているかなど、信頼関係を構築する力があるかの確認が必要です。
コミュニケーション能力は単純に数値化できない項目のため、評価は細かく行うのではなく、あいまいな評価に留めておく場合もあります。
まとめ
人事考課とは、従業員の実績や能力、業務に対する意欲や勤務態度などを公正に評価・判断することで、処遇まで決定する場合もあります。コミュニケーション能力は企業の業務をスムーズに進めるために必要な能力です。人事考課では、評価者と被評価者がお互いに意見を出し合うため、双方に高いコミュニケーション能力が求められます。
