評価データの紛失、パスワードの流出……人事評価の落とし穴

 2018.06.04  AJS株式会社

人事評価は、社員のモチベーションを大きく左右するもの。運用に当たっては、いくつかの注意点があります。 今回は、「もしかすると、うちの会社でも……」と思わせられる“人事評価の落とし穴”についてご紹介します。

落とし穴その1【評価データの紛失】

評価シートが足りない!紛失?提出漏れ?

評価を紙ベースで管理している場合、社員が増加するほど、手作業によるミスが発生しやすくなります。 例えば、「社員数よりも評価書類が少ない」という問題が発生したとします。 これが、回収した運用者の紛失か、評価者の未提出なのか、提出ごとにチェックしたとしても、大きな問題になることは間違いありません。実は部署を兼任する社員がいて、「提出チェック用社員リストの重複ミス」という結末に落ち着くこともありますが、紛失する可能性もゼロではないでしょう。

評価者会議などを最終決定機関としている場合は、会議出席者分のコピー作業が発生することで、会議終了後の回収・処理の問題も発生しやすくなります。

パスワードがわからない!最新データはどれ?

紙ベースの紛失問題を先にご紹介しましたが、その紙ベースの評価書類をExcel(及びWord)で作成されている企業は非常に多く、Web上でダウンロードできるテンプレートもよく目にします。紙による作業工数や経費、リスク回避のために、データによる評価の受け渡しをする場合でも、紛失の可能性は十分に考えられます。

例えば、

  • 評価入力の度にタイトルを別名保存した結果、どれが最新データかわからなくなってしまった
  • ファイルのパスワードを失念し、ファイルを開けなくなってしまった
  • メール添付やサーバーの共有ファイルに保存など、管理方法に部署や個人の好みが反映され、評価ファイルが所在不明になってしまった

などが挙げられます。

『月刊人事マネジメント』事例掲載
「人事評価制度見直し」決断する前にやること

紛失は最悪の事態も(社外的情報漏洩)

評価データの管理に統一性がない、あるいは管理ルールが浸透しないまま評価フローが見過ごされていると、社内用PCやUSBといったメディアなどで、データを持ち帰る社員が現れます。

ここで問題となるのが、PC・メディアの紛失による情報漏洩です。

紛失したPC・メディアが悪意のある第三者の手に渡った場合の事態は、容易に想像がつくでしょう。「持ち帰り禁止を徹底すれば良い」という考えもありますが、社内滞在時間の短い職種もあれば、忙しくて評価に時間がとれないけれど、残業できない事情を持つ社員もいるでしょう。禁止事項の徹底で解消できるとは考えづらいはずです。

働き方の多様性が求められる時代だからこそ、今まで以上にデータ管理の安全性が求められます。

評価データの紛失、パスワードの流出……人事評価の落とし穴

落とし穴その2【評価漏れ】

パスワードを簡単解読!自分以外の評価も丸見え?(社内的情報漏洩)

「ライバルや同期の評価が気になる」――そんな考えから、共有フォルダにある他人の評価を覗き見るといった行為が、社内秩序を悪化させます。

社員名、部署名、社員コードや内線番号を利用した、安易に想像できるパスワード設定をしていれば、危険度が高まるのは当然です。セキュリティー対策は、社内外問わず必須のタスクでしょう。

古い書式の使用で評価に空白が!

評価書式は、より効果的な運用のために修正を重ねていくものです。 それでも、前期から繋がる長期目標や関連項目があれば、前期で使用した入力済みのデータをベースにして作成したくなるのも仕方のないことでしょう。

そのため、新書式の大きな変更点に気づかず、古い書式で評価業務を進めてしまい、評価項目に大きな穴が開くという事態も考えられます。

評価業務・運用の煩雑さが評価漏れを発生させる

  • 評価業務の流れが複雑で、評価データを管理するだけで時間がかかる
  • 期末になって一気に評価データが提出されるため、面談に時間が割けない

このような状況だと、評価シートは「とにかく文字で埋めて間に合わせる」だけの提出物となってしまい、育成を視野に入れた評価ができません。

部下の状況を把握し、目標達成に導けるよう見守りたくても、評価の運用が煩雑だとマネジメントの時間を失ってしまいます。その結果、業績の要となった協力体制構築などの「評価に値すべき行動」も見逃してしまうことになります。

落とし穴に陥らないために

紛失や評価漏れなど、「人事評価の落とし穴」に陥らないためには、問題点の洗い出しをした上で、その改善方法を検討する必要があります。しかし、自分達で作った評価書式や運用方法だからこそ、内部からでは根本的な問題まで辿り着けないことがあります。

評価方法に不満を持つ社員に、上司や人事部門がヒアリングを実施しても、本音の意見を収集することは困難かもしれません。さらに、内側からでは見えないこともあります。 どこに問題があり、どのような改善策が考えられるか、外部の専門家の協力を得て分析してみることも、方法のひとつです。

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