近年、条件付きで雇用契約を結ぶ「ジョブ型人事制度」を導入する企業が日本でも増加しています。ジョブ型人事制度に欠かせないのが、「ジョブディスクリプション」です。本記事ではジョブ型人事制度とジョブディスクリプションの関係や、ジョブディスクリプションの概要、導入メリットや作成時のポイントについて詳しく解説します。
ジョブディスクリプションとは
「ジョブディスクリプション（Job Description）」とは、職務について詳細に記した文書のことをいいます。業務内容や目標、責任、権限、必要な知識・スキルなど、職務に関わる幅広い内容を定義したもので、日本では「職務記述書」と呼ばれています。日本ではまだまだ普及が進んでいませんが、欧米では求人募集の際にジョブディスクリプションを提示するのが一般的です。
ジョブ型人事制度の普及によりニーズが増加
人事制度には「メンバーシップ型」と「ジョブ型」の2種類があります。メンバーシップ型は、職務や勤務場所を限定せずに新卒を一括採用し、長期間安定して雇用する人事制度です。企業は必要に応じて配置変更などを行える一方、社員の能力が成熟するまでにコストと時間を要します。
対してジョブ型は、雇用契約時に厳密な条件を定めて雇用契約を結ぶ人事制度です。この条件を明確にするために、ジョブディスクリプションが用いられます。ジョブディスクリプションに記された内容・条件は一方的に変更できず、融通が利かない部分はあるものの、即戦力になる優れた人材を確保できます。
日本では、長らくメンバーシップ型人事制度が運用されてきました。しかし、経済成長の低迷やグローバル化を背景に、近年では欧米企業同様、ジョブ型人事制度を採用する企業が増えています。ジョブ型人事制度の普及により、今後ますますジョブディスクリプションのニーズも増していくことでしょう。
ジョブディスクリプションを導入するメリット
ジョブ型人事制度の運用に必須なジョブディスクリプション。導入することで、一体どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、企業目線でのメリットを中心にご紹介します。
特定のポジションでの人材採用がしやすくなる
ジョブディスクリプションには、職務にまつわる細かい条件などが明記されています。求職者としても、職務内容をある程度把握できるため、イメージからかけ離れた求人への応募は避けるでしょう。このように、条件に合わない候補者を選考以前に絞り込めるので、最適な人材とのマッチングがスムーズに行えます。
また、応募段階で職務内容含め細かい認識を共有できるため、入社後のイメージギャップも防げます。早期離職のリスク軽減にも役立つでしょう。
目標が曖昧になるのを防ぐ
ジョブディスクリプションを用いれば、職務に必要な能力をもった人材をピンポイントで確保できます。これにより、人材育成のコストや時間をかけず、即座に適材適所の人員配置が可能です。従業員も、自身の希望した職務にあたれるので、高いモチベーションが維持できるでしょう。
また、ジョブディスクリプションでは、達成すべき目標や責任の範囲も明確化されます。これにより、従業員それぞれが自身の課題を理解し、目標に向かって業務を遂行できます。同時に、ジョブディスクリプション作成にあたり業務の棚卸が必要になるため、目標が曖昧でなんとなく行っていた無駄・非効率な業務が少なくなり、組織としての生産性向上にもつながるでしょう。
ジョブディスクリプションを導入するデメリット
ジョブディスクリプションの導入を検討する際は、デメリットにも目を向けなければなりません。ここでは、円滑な企業活動のボトルネックとなりうる注意点をご紹介します。
決められた仕事しか実施しない
個人の仕事内容や評価基準が明確になったことで、「ジョブディスクリプションに記載されている仕事以外はやらない」という従業員が出ることがあります。従業員同士で助け合う意識が希薄化するリスクを、あらかじめ理解したうえで運用しましょう。
従業員全体がジョブディスクリプション通りにしか動かないと、業務が円滑に回らなくなったり、評価されない業務を押し付け合ったりする事態になりかねません。また、経済状況や社会情勢の移り変わりに対応できなくなる恐れもあります。あらかじめ業務内容を漏れなくジョブディスクリプションに記載したり、状況に応じて改定したりすることが大切です。
ゼネラリストの育成に適さない
特定のスキルをもった人材（スペシャリスト）の確保・育成には向いているジョブディスクリプションですが、ゼネラリストの育成には適しません。「ゼネラリスト」とは、幅広い業務領域に携わり、さまざまスキルをもった人材のことです。企業が生産力を高め、売り上げを拡大していくには、スペシャリスト・ゼネラリストのどちらが欠けてもいけません。企業活動に不可欠な存在であるゼネラリストを育成していくためにも、ゼネラリストを意識したジョブディスクリプションも考えておきましょう。
ジョブディスクリプションの記載内容
ジョブディスクリプションには、具体的にどのような内容を記載すればよいのでしょうか。以下では、職種を問わず記載されることの多い項目をいくつかご紹介します。
- ポジションのタイトル（職位名）
採用を考えているポジションや肩書です。他企業における役職なども参考に、実際の職位と応募者のイメージがかけ離れないよう、詳細に設定し記載しましょう。 - 職務内容やそれぞれの業務の比重
応募者が職務内容をイメージしやすいよう、日々の業務を項目ごとに記載します。業務が複数ある場合は、優先度が高い項目から記載しましょう。臨機応変な業務を求める場合、その旨も忘れず項目に加えます。また、各業務の頻度や費やす時間を数値化し、比重が把握できるようにもしておくことも大切です。 - 責任や権限の範囲
職務内容について、「責任はどこまで負うことになるのか」「裁量権はどの程度か」といった内容も明確にします。社内外で権限に違いがある場合も、補足として記入しましょう。 - 期待される目標
職務を実行するうえで求める、具体的な成果を記載します。たとえば、営業部門に募集をかける場合、売り上げや件数などがこれにあたります。評価指標も明らかにしておけば、採用後に認識のズレも生じづらくなります。 - 上司や部下の数
「誰が指揮するのか」「誰に進捗を報告すればよいのか」といったレポートラインも重要です。また、直属の上司や部下がいる場合、人数を記載しておくと組織編成の把握が一目で行えます。
ジョブディスクリプション作成時のポイント
新たにジョブディスクリプションを作成する際は、従業員とのミスコミュニケーションが起きないように注意しなければなりません。ここでは、ジョブディスクリプション作成の際に、特に注意しておきたいポイントを2つご紹介します。
実際の内容とジョブディスクリプションの内容に乖離がないこと
企業を取り巻く環境は、刻々と変化し続けています。それに伴い、必要な業務が変わっていくため、気付かないうちにジョブディスクリプションの記載内容と実務に差が生まれていることも珍しくありません。また、採用時に提示されたジョブディスクリプションと入社後の業務が異なると、従業員のモチベーションの低下を招き、早期退職につながる恐れもあります。
ジョブディスクリプションを作成する際は、記述と実務との乖離が生まれないようヒアリングを行い、実務の内容をしっかり押さえましょう。加えて、定期的にジョブディスクリプションの見直しを行い、常に最新の情報を記載することが大切です。
ジョブディスクリプションの内容は明確に記載すること
ジョブディスクリプションは、従業員とのミスコミュニケーションを防ぐためのツールでもあります。そのため、職務内容は明確に記載しましょう。
職務内容が明確になっていることで、従業員は自分が何をすればよいのかを理解し、スムーズに仕事が行えます。また、評価制度も明らかになっていると、何をすれば評価されるのかがわかるため、モチベーションアップとパフォーマンスの向上にもつながります。
ジョブディスクリプションが人事評価にもたらす効果
ジョブディスクリプションは、人事評価においても明確な基準として利用できます。期待する成果や目標を記載していることで、実際に得られた成果と比較して従業員の評価が行えるためです。また、客観性に基づいた評価が行われることから従業員の理解を得やすく、「不当な評価を受けた」といった訴訟のリスクも軽減できます。
実際の成果を見て判断するということは、主観的な判断基準を廃することにもつながります。結果として、人事評価に費やす時間も削減できるでしょう。
まとめ
ジョブ型人事制度は、個人の得意な分野を企業で活かしやすくする制度で、即戦力を求めている企業におすすめです。制度の導入には、ジョブディスクリプションの制定が求められます。ジョブディスクリプションを作る際は、ご紹介したポイントを押さえて、従業員とのミスマッチが起こらないようにする事が大切です。
＜＜ コラム監修 ＞＞
株式会社サクセスボード 萱野 聡
日本通運株式会社、ＳＡＰジャパンで採用・教育を中心とした人事業務全般に幅広く従事。人事コンサルタントとして独立後、採用コンサルタント、研修講師、キャリア・アドバイザーとして活躍中。 米国CCE Inc.認定GCDF-Japanキャリアカウンセラー、産業カウンセラー。
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