人事評価システムを導入しようと検討しているとき、どのような機能があるのかなど詳しいことを知りたい人事担当者も多くいるでしょう。本記事では人事評価システムはどのような機能があるのか、また、導入するメリットや選び方などを解説していきます。ミスを減らし、より正確に人事評価を行えるようになるシステム導入の検討材料としてください。
人事評価システムには何ができるのか
人事評価システムではどのようなことができるのでしょうか。
目標・進捗・評価結果の可視化とその管理
人事担当者は、公平性と透明性を欠くことなく社員の人事処遇を行わなくてはいけません。これは大企業、中小企業などの事業規模に関係なく、どの企業でも生産性や社員の仕事に対するモチベーションを向上させるために重要です。正しい評価をするためには、職種別や等級別などによる具体的な項目や基準をしっかりと定めることが求められます。
また、それを可視化できる人事評価表などのデータの用意も必要でしょう。人事評価システムでは、社員一人ひとりの目標や、企業として目指すべき目標に対して、どの程度達成できているか、それに基づく結果などをデータ化し、可視化できます。担当者はこれを閲覧・管理したり、そのデータを活用したりすることで効率良く、かつ、できるだけ正確な評価を下すことが可能となります。
業務目標での評価
自社の目標を明確化して社員に共有し、それを達成するためのミッションを評価データに基づいて設定することもできます。業務目標評価は、目標を全体で共有することで、パフォーマンスを向上させるという観点を持つ評価方法です。システムでは目標設定から結果の管理までをサポートしているものも多数あります。評価者は、被評価者が目標に対してどのくらいの達成度合いになっているかを数値で確認できます。そのため社員の実績をより正確に把握でき、絶対評価がしやすくなります。
エクセルファイル・紙などへの出力
社員一人ひとりの評価データを、システム上で運用するだけでなく、紙やExcelファイルなどに出力することも可能です。簡単に紙に印刷できるので、個人面談を行う際はその査定結果を見ながらディスカッションもできます。また、Excelファイルに出力すれば、必要に応じてデータを編集したり分析したりすることもできます。
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人事評価システム活用のメリット
人事評価システムを活用するメリットはさまざまありますが、ここでは3つの主要なメリットを紹介していきます。
社員のモチベーションの向上
人事評価の結果は昇進や昇給などにも関係してくるため、社員のモチベーションにもつながっています。しかし、人間による査定は、評価者によって判断が甘かったり辛かったり、被評価者に対する個人の好みが反映される場合もあるなど、評価エラーによって公平性が失われる恐れも考えられます。
評価システムでは、どのような項目に従って判断されているかがはっきりしてくるため、被評価者は今後いかに努力すれば評価が上がるかなど、具体的な目標を立てやすくなるでしょう。
人事評価の効率化
社員に合わせた評価シートを作成し、運用していくのは手間も時間もかかる作業です。人事担当者の人数が少ない場合は、一人あたりの作業量が増えてしまい、負担も大きくなります。また、従業員が多い場合は、一人ひとり正確な評価をつけることは難しいケースもあるかもしれません。評価項目が増えれば増えるほど、評価や集計に要する手間が増加していきます。
しかし、システムを導入することで、評価の設定も簡単にできるようになるほか、社員情報をはじめとした、人事評価にまつわる情報を自動的に管理することも可能です。それに伴う作業を減らせるなど、業務の効率化が図れることはメリットです。集計作業や分析も自動で進められるため、項目が多くても問題にはなりません。なお、システムによって作成される評価シートは精度も高く、信頼できるため、より正確な評価ができるようになるといえるでしょう。
従業員の納得感、満足度の向上
システムを導入することで、業務が効率化され、いままで確保できなかった面談時間が確保できるようになってくると、従業員の納得感や満足度を向上させる効果も期待できます。適正な評価とフィードバックをすることは、従業員のモチベーションアップにもつながるだけでなく、それによって生産性が向上することで企業の利益も高まる可能性もあります。
また、適切な査定に基づいた正しいフィードバックが行われることで、従業員の離職率を減らすことにも期待できます。不透明な方法に基づく結果のフィードバックを行っても、社員の不満がたまり、納得感が得られません。公平性のある評価をすることは、企業にとっても、従業員にとってもプラスになるでしょう。
人事評価システムの選び方
ここからはいくつかの観点から、システムを選ぶポイントについて解説していきます。
必要な機能を備えた製品か
人事評価システムは種類によって備わっている機能が異なるため、自社の導入目的に沿ったものを選ぶことが大切です。一般的には、評価システムは人事配置や業務評価などをするために導入する企業が多いのですが、どんな目的を重視するかによって、必要な機能も異なるでしょう。
システムの中には人事評価の結果だけでなく、社員情報を登録しておき、人事異動の際にもシームレスに対応できるものもあります。部署の統廃合といった場合でもデータが簡単に取り扱えるかどうか、チェックするのもポイントです。
また、基本サービスとして使える機能はどこまでの範囲か、オプションはどのような種類があるのか、カスタマイズはどこまでできるのか、かかる費用の幅はどのぐらいかなどについても十分な確認が必要です。
人事評価システムは導入コストが高額になるものもあるため、自社に必要のないサービスが多く搭載されていないかをチェックすることも検討してみましょう。
他システムとの連携は可能か
従業員の勤怠管理や残業管理など、あらゆるデータとの統合が必要な場合、他システムと連携のしやすさはポイントとなってきます。このような評価システムを選ぶことで人事業務全般をスムーズに進めることができ、担当者の業務削減にもつながります。複数のシステムと連動可能なものを選び、作業効率アップを目指すという目的で選択することもできるでしょう。
サポート体制が十分か
人事担当者だけでなく、多くの社員がシステムを操作します。そのため、誰でも簡単に使いこなせるような、操作性に優れたシステム導入が求められます。
システム操作が得意ではない社員が多い企業に対して、操作や運用のサポート体制が整っているサービスもありますが、使い慣れたフォーマットをそのままをシステム化できるような製品であれば、社内での定着化が容易になります。
クラウドとオンプレミス
最近では、人事評価システムはクラウド型のサービスとして提供されることが多くなっています。クラウド型は、クラウド上にデータを保存するシステムで、インターネット環境があれば、どこにいてもパソコンやスマートフォンなどを使ってアクセスできる点がメリットです。
しかし、ネットワーク機器やサーバーを自社に置き、インストールしたソフトウェアを使ってシステムを運用するオンプレミス型も、セキュリティの観点などからメリットが多くあります。
クラウド型にもオンプレミス型ツールにもメリット・デメリットがあるため、それぞれの特徴を把握し、自社に合ったものを使うようにしましょう。
セキュリティ
クラウド型システムは、インターネット上で情報のやり取りを行うため、サーバーの保守や運営をサービス提供会社に任せることになります。漏洩してはいけないデータを扱うこともあるため、しっかりとしたセキュリティ対策が行われているのかなど、提供会社のネットワークセキュリティ体制を事前に確認することが必要です。指標としては、情報セキュリティマネジメントやプライバシーマークの認証を取得しているかどうかを確認するのがよいでしょう。
P-TH/P-TH+なら現場への負担をかけずさらに便利に
ここからはAJS株式会社が提供する人事評価システム、「P-TH」や、そのクラウド版である「P-TH＋」がどのような面で担当者の業務負担を減らせるのかなど、特徴を紹介していきます。
手動でのエクセルシートの管理は大変かつ事故のもと
社員情報の共有や評価、結果の取りまとめなどを紙やExcelで行うのは、時間も手間もかかるため、担当者にとって大きな負担となってしまいます。人事評価シートの管理を行うだけでも、社員の人数が多ければ多いほど、管理が難しくなります。
また、同時編集によるアクシデントが起こることもあるほか、そのファイルが保存されている端末以外からのアクセスが出来ないことなども、管理を難しくさせる要因となります。人事担当者の業務は評価作業だけではないため、従来のような管理方法のままでは、工程が多すぎて手が回らなくなる可能性も否めません。
エクセルシートはそのまま使い続けてOK
AJSの「P-TH」や「P-TH+」であれば、会社独自の評価シートをそのままシステム化することが可能です。被評価者も、見慣れたフォーマットで入力できるため、システム導入によって、入力のやり方がわからないといった混乱や負担が増えることなどは、低減できます。特別な教育を行う必要もないため、スムーズな移行ができるでしょう。
評価エラーが起きにくい
また、評価シートの集計を行い、データの一覧表を作成する機能も備わっているため、結果を可視化させ、評価の偏りを改善できる効果も期待できます。人による作業を減らし、システム上の一覧表を利活用することよって、他部署との評価調整作業もスムーズに行うことができます。
まとめ
人事評価システムの導入は、公平な評価ができるようになるほか、人事担当者の業務負担を減らす効果も期待できます。社員情報を登録することで人事評価以外の様々なシーンにも活用できたり、社員にアンケートを実施して職場改善に用いられるケースもあります。導入の際は、ユーザビリティやオプション、他システムとの連携の自由度なども十分に検討し、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。
