評価者なら知っておきたい、人事評価の基本とポイント

人事評価者にとってもっとも大事なことは、明確な評価軸に基づいて公平に判断することです。本記事では、人事評価者であれば知っておきたい基本事項や人事評価における基本となる軸、そして絶対評価と相対評価の違いについて説明します。最後に、人事評価をする際の注意点についても紹介します。

なぜ人事評価を行うのか？

管理職になると、人事評価者に抜擢される機会も増えてくるでしょう。公平な評価を行うためには、人事評価の目的を理解しておかねばなりません。目的は企業によってさまざまですが、人事評価の導入は、従業員と企業の双方にとってのメリットが期待できます。人事評価は、単に従業員の昇進や昇格に反映するためだけのものではありません。明確な人事評価基準は、従業員のモチベーション向上や企業の長期的な成長に欠かせないものです。

人事評価の基本的な3つの軸

公平な人事評価を行うためには、従業員の企業への貢献度を、バランスよく客観的に判定する必要があります。ここからは、基本となる3つの評価軸を紹介します。

成績評価

仕事に直結する成果を評価期間ごとに判定します。期初に自身あるいは上司の指導のもと、職位にふさわしい目標を立て、期間が終了した時点での達成度を質と量の両面から評価するやり方です。仕事の質においては、正確さや効率性など、仕事の量では担当した案件数やプロジェクト全体の貢献度を含む仕事量などが評価項目となります。評価軸の中ではもっとも数値化しやすく客観的な判断に適していますが、成果に至るまでのプロセスについても考慮したほうがより公平です。

能力評価

仕事を通して身に付けた専門知識、PDCAサイクルを回すためのスキルや課題解決能力などを評価します。具体的には、スキルの習得度、チームメンバーや関係部署とのコミュニケーション能力、リーダーシップ、企画力、交渉力や決断力などが評価項目になります。企業や従業員の不祥事が炎上しやすい昨今においては、トラブルに対するリスクマネジメント能力を判断材料に加える例も増えています。

情意評価

仕事への意欲や勤務態度を評価します。もっと直接的に、態度評価と呼ばれる場合もありますが、情意評価でチェックされるのは成果には直結しない個々の人間力です。主な評価項目は、職場のルールを守る規律性や協調性、主体性、責任感、チャレンジングな仕事にも立ち向かおうとする姿勢、コスト意識の有無などです。評価者の価値観や経験によって評価にバラつきが出ないよう明確な評価項目を用意しておく必要があります。

絶対評価と相対評価

基本的な3つの評価軸を押さえたところで、ここからは人事評価における絶対評価と相対評価の違いについて説明します。

相対評価とは

相対評価とは、部門全体もしくは会社全体で従業員を評価が高い順から並べ、Sランク3名、Aランク5名というように、上位者から順番に良い評定を割り振っていく方法です。

相対評価のメリットは、各ランクの椅子の数が最初から決まっているため、人件費を予算内に収めやすいことです。その一方、相対評価はグループ内における立ち位置で評価したに過ぎず、個人の努力やスキルアップを評価しづらいという問題があります。また、相対評価における評価基準、つまり椅子の数を明らかにしてしまうと、上位ランクの椅子の争奪戦に発展してしまうため、評価基準の開示も難しいでしょう。結果的に、従業員に「自己啓発に取り組んだのに期待したほどの評価がもらえなかった」「何をどう頑張れば評価されるのかわからない」という不満を残すことになります。

絶対評価とは

絶対評価とは、目標に対して100％以上達成ならAランク、120％以上達成ならSランクというように、定められた目標の基準によって、個人の達成度を評価する方法です。所属するグループのレベルとは関係なく、あくまで個人の達成度に焦点を当てて判断します。個人の努力が報われやすく、相対評価のように上位者と下位者が固定化されるという問題も起きにくいため、従業員のスキルアップやモチベーション維持に有効です。評価理由がはっきりしているため、評価が芳しくなかった従業員も含めて納得させることができます。ただし、絶対評価の導入を成功させるためには、評価基準を明確にして周知徹底しておかねばなりません。

人事評価のフィードバックにおけるポイント

人事評価が決まったら、従業員にそれを伝えなくてはなりません。ここからは、人事評価のフィードバックにおけるポイントを3つ紹介します。

コミュニケーションをしっかり取る

評価の公平性を強調しようとするあまり、ついドライな伝え方をしていませんか。評価後のフィードバックで重要なのは、有無を言わさぬロジックではなく相手への思いやりです。たとえ上司と部下であっても、人間同士のやり取りであることに変わりありません。あまりビジネスライクにやり過ぎると、評価を受け入れてもらえるどころか、築き上げてきた信頼関係にヒビが入ってしまう恐れがあります。

また、フィードバックを受けるにあたり、相手は少なからず緊張しているはずです。お互いに話しやすい空気をつくるためには、最初は軽い雑談などから始めて、相手の心を開きましょう。場合によっては、自分のストーリーテリングを活用するのも手です。上司の成功体験を例に挙げて説明することは、部下に納得感を持ってもらうための手法のひとつです。

とにかく納得感が大切

昇給や昇格に直結している以上、人事評価は従業員にとって大事な関心事です。従業員の成長を促し、モチベーションをアップさせるためにも、公平な評価で納得させなくてはなりません。相手を納得させるためには、次のようなポイントを押さえましょう。まず、評価基準を明確にして周知しておくことです。評価基準が曖昧では、自分に戻ってきた評価の理由がわからず納得できないでしょう。また、評価基準が確立されていても、結果を一方的に伝えるだけでは不十分です。一対一でのフィードバックの時間を設けて評価の根拠を説明し、自らの強みと課題を本人に認識させる必要があります。

今後の目標を明確にする

フィードバックでは、今後の目標設定まで行いましょう。課題点や期待している部分などを共有したうえで、次の目標設定につなげましょう。その際、部下が今後どのようにキャリアアップしたいと考えているかをヒアリングすることに重きを置きましょう。目標のすり合わせができ、信頼関係の構築にもなります。丁寧なフィードバックは、個人のポテンシャルの把握やモチベーション維持にも効果的です。

まとめ

人事評価においては、評価そのものよりもその後のフィードバックのほうに重きを置きましょう。自分の何が評価されたのか、あるいは何が課題なのかをしっかりと認識させることで、優秀な人材の流出を防ぎ、従業員のやる気を向上させることも可能です。公平かつ透明性の高い評価基準は、従業員の健全な成長を促すだけでなく、企業の安定的な成長にも不可欠です。